Управляння міста Жешува

Інформаційний лист про надання послуги

Дата затвердження

20.11.2019

Надання персональних даних з реєстру мешканців та реєстру PESEL

1. Необхідні для розгляду справи документи

Заява про доступ до даних з реєстру мешканців та реєстру PESEL.  Запит повинен бути підписаний розбірливим підписом.
    Увага!
   З метою ідентифікації в реєстрах запитуваної особи необхідно вказати в розділі заяви («Дані особи, якої стосується заява») якомога більше інформації (наприклад, імена батьків, дату і місце народження, номер PESEL, серію і номер посвідчення особи, попередню адресу реєстрації місця проживання і т.д.).
    підтвердження сплати збору за надання доступу до індивідуальних даних, тобто даних, що стосуються однієї особи або імен та прізвищ усіх осіб, зареєстрованих за однією адресою, у розмірі 31 зл.,

    довіреність, якщо особа діє через уповноважену особу,
    підтвердження сплати гербового збору за довіреність (в разі вчинення дій через уповноважену особу) в розмірі 17 зл.,

    документи, які можуть підтвердити юридичний інтерес, зокрема: судову повістку, повістку судового виконавця, документи, що підтверджують зобов'язання перед заявником особи, дані якої повинні бути надані (наприклад, судові рішення, платіжні доручення, рішення та постанови інших органів).

2. Подання заяви в електронному вигляді

 Через платформу ePUAP з використанням електронних засобів зв'язку, відповідно до принципів, визначених у Законі «Про інформатизацію діяльності суб'єктів, що виконують публічні завдання» від 17 лютого 2005 року. Тобто, заява повинна бути підписана захищеним електронним підписом або довіреним профілем ePUAP.

3. Оплата

Оплата за надання доступу до індивідуальних даних, тобто даних, що стосуються однієї особи або імен всіх осіб, зареєстрованих за однією адресою, становить 31 зл.

Гербовий збір за подання довіреності, якщо сторона діє через уповноважену особу, становить 17 зл.

Оплата може бути здійснена шляхом переказу коштів на банківський рахунок:

Гербовий збір за подання довіреності 17 зл.: Банк PKO SA в Жешуві, номер рахунку: 90 1240 6960 3851 0062 0000 0423, з відміткою «гербовий збір».
Плата за надання доступу до індивідуальних даних 31 зл.: Банк PKO SA в Жешуві, номер рахунку: 08 1240 1037 1111 0011 5303 9345, з відміткою «плата за доступ до даних»

4. Місце подачі документів

Центр із зав’язків з громадськістю та цивільних питань за адресою: вул. Окжей 1, 1 поверх, прим. 11, тел. 17 875 43 88, 17 875 43 92

5. Спосіб та строки розгляду справи

Індивідуальні дані надаються на запит осіб або організаційних одиниць, поданий у письмовій формі або у формі електронного документа за допомогою електронних засобів зв'язку, відповідно до принципів, викладених у Законі «Про інформатизацію діяльності суб'єктів, що виконують публічні завдання» від 17 лютого 2005 року. Це означає, що заява повинна бути підписана захищеним електронним підписом або довіреним профілем e PUAP.

6. Процедура оскарження

Відмова в наданні доступу до персональних даних здійснюється на підставі адміністративного рішення.  Сторона має право подати оскарження на рішення до Підкарпатського воєводи в Жешуві через мера міста Жешув протягом 14 днів з дня отримання рішення.

7. Правова основа

Закон «Про облік населення» від 24 вересня 2010 р. (З.В. за 2022 р., к.т. 1191).
Закон «Про адміністративно-процесуальний кодекс» від 14 червня 1960 р. (З.В. за 2024 р., к.т. 572).
Закон «Про гербовий збір» від 16 листопада 2006 р. (З.В. за 2023 р., к.т. 2111).
Розпорядження Міністра цифровізації «Про визначення зразків заяв на доступ до даних з реєстру населення та реєстру PESEL та процедури отримання згоди на доступ до даних після демонстрації фактичної зацікавленості» від 14 липня 2022 року (З.В. за 2022 р., 1493)

Розпорядження Ради Міністрів «Про плату за надання доступу до даних з реєстрів населення та реєстру PESEL» від 22 грудня 2017 р. (З.В. за 2017 р., 2482)

8. Примітки

Згідно зі змінами до Закону «Про облік населення» від 1 липня 2019 року, лише муніципальні органи влади уповноважені надавати доступ до даних з реєстру PESEL. Заяву про доступ до даних з реєстру PESEL можна подати до будь-якого муніципального органу в країні.

Хто може подати заяву/ініціювати справу:

1. Суб'єкти, які потребують даних для виконання своїх статутних завдань.
Заяву про надання  індивідуальних даних можуть подати:
    Органи державної адміністрації,

    Суди,

    Прокуратура,

    Поліція,

    Прикордонна служба,

    Пенітенціарна служба,

    Служба військової контррозвідки,

    Служба військової розвідки,

    Митна служба,

    Військова поліція,

    Агентство внутрішньої безпеки,

    Розвідувальне управління,

    Бюро охорони уряду,
    Центральне антикорупційне бюро,

    Голова Національного центру кримінальної інформації,

    Виборчі органи,

    Органи гмінної /міської варти,

    Судові виконавці - в обсязі, необхідному для здійснення виконавчого провадження,

    Органи податкового контролю та податкового розслідування,

    Органи державної влади та місцевого самоврядування та інші суб'єкти - в обсязі, необхідному для виконання публічних завдань, визначених окремими нормативними актами,

    Польський Червоний Хрест - в обсязі даних про осіб, які перебувають у розшуку.

Надання даних вищезазначеним суб'єктам здійснюється на безоплатній основі.

2. Організаційні одиниці та особи, які
   підтверджують законний інтерес у цьому
   У разі посилання на законний інтерес Заявник зобов'язаний вказати норму матеріального права, на підставі якої він має право вимагати доступу до даних іншої особи, або додати документи, що підтверджують такий інтерес. Наявність законного інтересу може бути підтверджена, зокрема, такими документами: судовою повісткою, повісткою державного виконавця, документами, що підтверджують зобов'язання особи, якій мають бути розкриті дані, перед заявником.

    підтверджують фактичний інтерес в отриманні запитуваних даних, за умови отримання згоди суб'єктів персональних даних.

Дані надаються вищезазначеним суб'єктам на платній основі, за винятком випадків, коли запитувані дані є необхідними для встановлення факту правонаступництва.

У разі, якщо Заявник діє через уповноважену особу, кожна заява повинна супроводжуватися документом, що підтверджує видачу довіреності.
 
Інформаційне застереження про обробку персональних даних

на підставі правового зобов'язання, покладеного на контролера (обробка у зв'язку з Законом «Про реєстри населення» від 24 вересня 2010 р.)

ІДЕНТИФІКАЦІЯ АДМІНІСТРАТОРА
    
Адміністраторами є:
1.  Мер міста Жешува, вул. Ринек 1, 35-064 Жешув - з питань внесення даних до реєстру PESEL, а також ведення та обробки даних реєстру мешканців та письмової документації, що ведеться головою гміни/бурмістром/мером міста;
2.  Міністр цифровізації, офіс якого знаходиться у Варшаві (00-060) на вул. Крулевскій, 27 - який несе відповідальність за ведення та розвиток реєстру PESEL;
3.  Міністр внутрішніх справ і адміністрації, офіс якого знаходиться у Варшаві (02-591) на вул. Стефана Баторего, 5 – який несе відповідальність за розробку єдиних правил процедури в країні у сфері реєстрації актів цивільного стану та забезпечує функціонування окремої мережі, що дозволяє отримати доступ до реєстру PESEL.

КОНТАКТНІ ДАНІ АДМІНІСТРАТОРА

З адміністратором - Мером міста Жешув можна зв'язатися в письмовій формі за адресою офісу адміністратора:
Поштова адреса: вул. Ринек 1, 35-064 Жешув
Адреса електронної пошти: sekretariat@erzeszow.pl
Телефон: 17 875-41-00

З адміністратором - Міністром цифровізації можна зв'язатися через електронну адресу iod@mc.gov.pl, за допомогою контактної форми на сайті https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt або в письмовій формі на адресу зареєстрованого офісу адміністратора.

З адміністратором - Міністром внутрішніх справ і адміністрації можна зв'язатися через електронну адресу iod@mswia.gov.pl, контактну форму на сайті https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy або написавши листа на адресу офісу адміністратора.

КОНТАКТНІ ДАНІ ІНСПЕКТОРА З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ ДАНИХ
    
Адміністратор – Мер міста Жешува призначив уповноваженого з питань захисту даних, з яким можна зв'язатися:

Поштова адреса: вул. Грюнвальдзка 38, 35-070 Жешув
Адреса електронної пошти: iod@erzeszow.pl
Телефон: 17 875-44-99

Адміністратор - Міністр цифровізації призначив уповноваженого з питань захисту даних, з яким можна зв'язатися електронною поштою за адресою iod@mc.gov.pl або письмово за адресою офісу Адміністратора.

Адміністратор – Міністр внутрішніх справ і адміністрації призначив уповноваженого з питань захисту даних, з яким можна зв'язатися електронною поштою за адресою iod@mswia.gov.pl або письмово за адресою офісу адміністратора.

З будь-яким із зазначених уповноважених з питань захисту даних можна звертатися з усіх питань, пов'язаних з обробкою персональних даних та реалізацією прав щодо обробки даних, які належать до сфери їхньої компетенції.

МЕТА ОБРОБКИ ТА ПРАВОВА ПІДСТАВА
    
Ваші дані будуть оброблятися на підставі ст. 6 абз. 1 літ. «c» Регламенту Європейського Парламенту та Ради (ЄС) 2016/679 від 27 квітня 2016 року про захист фізичних осіб у зв'язку з обробкою персональних даних і про вільний рух таких даних та про скасування Директиви 95/46/ЄС (Загальний регламент про захист даних) (З.В. ЄС Л 119 від 04.05.2016, с. 1, зі зм. та доп.) (далі: RODO) у зв'язку з окремими положеннями цього Закону;

·    Головою гміни/бургомістром/мером міста - з метою внесення ваших даних до реєстру PESEL, надання доступу до ваших даних з нього та ведення реєстру мешканців - на підставі ст. 6a, ст. 10, ст. 11 та ст. 50 абз. 1 п. 2 Закону «Про облік населення»

·    Міністром цифровізації та Міністром внутрішніх справ і адміністрації - з метою ведення обліку населення на території Республіки Польща на основі даних, що ідентифікують особу та адміністративно-правовий статус фізичних осіб, внесених до реєстру PESEL - відповідно до ст. 2, ст. 5 абз. 3 і 4 та ст. 6 абз. 2 Закону «Про облік населення».

ОТРИМУВАЧІ ДАНИХ

Отримувачами даних є суб'єкти обробки даних:

- Центр персоналізації документів - в частині надання доступу до даних з реєстру PESEL від імені Міністра внутрішніх справ і адміністрації на підставі запитів, поданих до 1 липня 2019 року.

- Центральний осередок інформатизації - в частині технічного обслуговування реєстру PESEL та його розвитку від імені Міністра цифровізації.

- Суб'єкт господарювання, що надає послуги у сфері технічного обслуговування та обслуговування системи, що підтримує реєстр мешканців (дані про суб'єкта господарювання заповнюються органом місцевого самоврядування).

 Ваші персональні дані можуть надаватися:

- службам; органам державного управління; судам і прокуратурі; судовим виконавцям; державним органам та органам місцевого самоврядування та іншим суб'єктам - в обсязі, необхідному для виконання публічних завдань;

- особам та організаційним одиницям, за умови доведення ними законного інтересу в цьому;

- особам та організаційним одиницям, за умови доведення ними фактичної зацікавленості в отриманні даних, за вашою згодою;

- організаційним одиницям з метою проведення досліджень, статистики, опитувань громадської думки, якщо після використання дані будуть змінені таким чином, що не можна буде встановити особу суб'єкта даних;

ким:

·    Головою гміни/бургомістром/мером міста - з реєстру мешканців в порядку індивідуальних запитів та надання онлайн доступу до даних - суб'єктам, зазначеним у п. 1-4 вище, з реєстру PESEL в порядку індивідуальних запитів - суб'єктам, зазначеним у п. 1-3;
·    Міністром цифровізації - з реєстру PESEL в порядку надання онлайн доступу до даних - суб'єктам, зазначеним вище в п. 1, і в порядку індивідуальних запитів - суб'єктам, зазначеним в п. 4.;
·    Міністру внутрішніх справ і адміністрації - з реєстру PESEL, в частині запитів на доступ до даних, поданих до 1 липня 2019 року, від імені міністра дані надаються суб'єктам, зазначеним вище в п. 1-3, на підставі індивідуальних запитів Центру персоналізації документів.

Ваші дані також надаються головою гміни/бургомістром/мером міста сторонам адміністративних проваджень, що ведуться на підставі Закону «Про облік населення» та Адміністративно-процесуального кодексу, в яких ви є стороною або учасником, у порядку доступу до матеріалів цих проваджень.

ТЕРМІН ЗБЕРІГАННЯ ДАНИХ
    
Відповідно до ст. 12a Закону «Про облік населення», персональні дані, зібрані в реєстрі населення та реєстрі PESEL, обробляються протягом невизначеного терміну.

Дані, зібрані в письмовій формі, обробляються відповідно до класифікації, що випливає з єдиного матеріального переліку справ органів гмін і міжгмінних об'єднань та установ, що обслуговують ці органи та об'єднання (Розпорядження Голови Ради Міністрів від 18 січня 2011 року. З.В. № 14, п. 67):

- документація справ обліку населення після 50 років оцінюється на предмет можливого знищення, а документація, що стосується оновлення даних в обліку населення, знищується після 5 років;

- реєстраційні справи знищуються через 10 років;

- документація з питань, пов'язаних з видачею даних та видачею довідок з реєстру населення, знищується через 5 років.

ПРАВА СУБ'ЄКТІВ ДАНИХ
    
Ви маєте право доступу та право вимагати виправлення ваших даних, а також даних осіб, над якими ви маєте законну опіку, наприклад, даних дітей.

ПРАВО НА ПОДАННЯ СКАРГИ ДО НАГЛЯДОВОГО ОРГАНУ
    
Ви також маєте право подати скаргу до наглядового органу - Голови Управління з питань захисту персональних даних

Офіс Голови Управління з питань захисту персональних даних:
Адреса: Ставкі 2, 00-193 Варшава
Телефон: 22 531 03 00

ДЖЕРЕЛО ОТРИМАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
    
Ваші дані до реєстру PESEL вносяться наступними органами:
- керівником органу реєстрації актів цивільного стану, який складає свідоцтва про народження, шлюб і смерть та вносить зміни до цих свідоцтв, а також видає рішення про зміну імені або прізвища,

- органом гміни, який здійснює обов'язок реєстрації місця проживання,
- органом гміни, який видає або анулює посвідчення особи,

- воєводою або консулом Республіки Польща, який видає або анулює паспорт,

- воєводою або міністром внутрішніх справ, які вносять зміни до порядку набуття або втрати польського громадянства.

Реєстр мешканців формується на основі даних з реєстру PESEL.

ІНФОРМАЦІЯ ПРО ДОБРОВІЛЬНІСТЬ АБО ОБОВ'ЯЗОК НАДАННЯ ДАНИХ
Обов'язок надання персональних даних випливає із Закону «Про облік населення» (ст. 8 і 10 Закону). Відмова власника даних у наданні персональних даних у випадку здійснення дій на запит призводить до невиконання запиту про присвоєння або зміну номера PESEL, про реєстрацію, зняття з реєстрації, реєстрацію виїзду, повернення або про надання доступу до даних. Невиконання обов'язку реєстрації місця проживання іноземцями, які не є громадянами держави-члена ЄС, або членами їх сімей карається штрафом. 

Дані інформаційного листа про надання послуги

Опрацював(ла)

Агнєшка Чарнота

20.11.2019

Затвердив(ла)

Божена Кужьняк

01.08.2023

Особа, відповідальна актуалізацію даних  інформаційному листі

Агнєшка Чарнота

20.11.2019