Przeniesienie do rejestru stanu cywilnego aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzonego poza granicami Polski

Urząd Miasta Rzeszowa

Karta usługi

Data zatwierdzenia

2019-01-01

PRZENIESIENIE
ZAGRANICZNEGO DOKUMENTU
STANU CYWILNEGO
DO REJESTRU STANU CYWILNEGO
W DRODZE TRANSKRYPCJI
1. Wymagane dokumenty do załatwienia sprawy

Akt urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzony poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji. Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego. Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości, co do autentyczności.  

Wnioskodawca i organ właściwy:  
- osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji,
- pełnomocnik osoby, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji (wymagane jest wówczas pełnomocnictwo - wzór w załączniku),
- inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
    
Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego.

Wymagane dokumenty:
- wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego,
- oryginał zagranicznego dokumentu stanu cywilnego stanowiącego dowód zdarzenia i jego rejestracji,
- urzędowe tłumaczenie zagranicznego dokumentu na język polski,
- oświadczenie małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa oraz nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa, (dotyczy to okoliczności, gdy zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o nazwisku małżonków noszonym po zawarciu małżeństwa oraz nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa),
- pełnomocnictwo, jeżeli zostało udzielone przez osobę, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji,
- ważny dokument stwierdzający tożsamość – do wglądu,
- dowód zapłaty opłaty skarbowej.
     

Dokumenty w języku obcym (nie dotyczy odpisów na drukach wielojęzycznych) przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:
- tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
- tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
- konsula.

Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.
Oświadczenie w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa oraz nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję, albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
Dostosowanie pisowni danych
Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.
Nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Złożenie wniosku za pośrednictwem konsula

Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego można złożyć za pośrednictwem polskiego konsula. Konsul przesyła wniosek wraz wymaganymi dokumentami do wybranego przez wnioskodawcę kierownika urzędu stanu cywilnego na terenie RP. Jeżeli wniosek o transkrypcję dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa został złożony do konsula oświadczenia w sprawie nazwiska po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenia w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa małżonkowie mogą zawrzeć w zawrzeć w składanym wniosku o transkrypcję albo złożyć do protokołu przed konsulem przy składaniu wniosku o transkrypcję. Protokół przyjęcia tych oświadczeń konsul dołącza do wniosku o dokonanie transkrypcji.

Obowiązek transkrypcji

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego:
- posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenie wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego,
- ubiega się o polski dokument tożsamości,
- ubiega się o nadanie numeru PESEL.

2. Złożenie wniosku drogą elektroniczną

Wniosek o dokonanie transkrypcji, można przesłać drogą elektroniczną, jeżeli wnioskodawca może potwierdzić go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Wymagane przez przepis prawa załączniki (w szczególności: m.in. oryginał zagranicznego dokumentu stanu cywilnego oraz urzędowe tłumaczenie zagranicznego dokumentu na język polski) należy złożyć w oryginale, w formie papierowej.

3. Opłaty

Opłacie skarbowej podlega:
- wydanie wnioskodawcy odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji – 50 zł.
- pełnomocnictwo do  dokonania transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeśli takie zostało udzielone – 17,00 zł.

Pełnomocnictwo udzielone: wstępnym (rodzice, dziadkowie), zstępnym (dzieci, wnuki) oraz rodzeństwu i małżonkowi nie podlega opłacie skarbowej.

Opłatę skarbową można uiścić:
- przelewem na konto Urzędu Miasta Rzeszowa ul. Rynek 1, nr rachunku 17 1020 4391 2018 0062 0000 0423
- na miejscu, w kasie urzędu, parter, pok. nr 4.

4. Miejsce złożenia dokumentów

Urząd Stanu Cywilnego w Rzeszowie
Pl. Ofiar Getta 7  
35-002 Rzeszów
II piętro, pok. 32
tel. 17 788 99 00

5. Sposób i termin załatwienia sprawy

Sposób załatwienia sprawy:
Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z wymaganymi dokumentami można złożyć do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego na terenie całej Polski. Jeżeli wniosek składany jest za pośrednictwem pełnomocnika, wymagane jest pełnomocnictwo (wzór w załączniku) oraz oświadczenia małżonków w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa i nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa. Kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji wydaje wnioskodawcy odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

Powiadomienie o dokonaniu transkrypcji
W przypadku, gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca. Gdy transkrypcji dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska. Jeżeli transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy, kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o transkrypcji osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.
Uzupełnienie brakujących danych jeżeli po dokonaniu transkrypcji akt stanu cywilnego nie zawiera wszystkich wymaganych danych należy wystąpić z wnioskiem o jego uzupełnienie do kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził. Uzupełnienia aktu stanu cywilnego można dokonać na podstawie innych aktów stanu cywilnego, zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego, lub innego dokumentu zagranicznego potwierdzającego stan cywilny.

Więcej informacji w karcie usług „Sprostowanie lub uzupełnienie aktu stanu cywilnego”.

Termin załatwienia sprawy:
Niezwłocznie, a w sprawach szczególnie skomplikowanych do miesiąca.

6. Tryb odwoławczy

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:
1) dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości, co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;
2) zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
3) transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.
Odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej. Od decyzji służy prawo wniesienia odwołania do Wojewody Podkarpackiego za pośrednictwem Kierownika tut. Urzędu Stanu Cywilnego w terminie 14 dni od dnia doręczenia niniejszej decyzji.
 

7. Podstawa prawna

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego  (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463),
Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy  (t.j. Dz. U z 2019 r., poz. 2086),
Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1000 z późn. zm.),
Ustawa z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 346 z późn. zm.),
Ustawa z dnia 05 września 2016r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej  (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 162 z późn. zm.),
Ustawa z dnia 06 sierpnia 2010r. o dowodach osobistych (t.j.Dz. U. z 2020 r. poz. 332),
Ustawa z dnia 13 lipca 2006r. o dokumentach paszportowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 617),
Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów  urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961r. (Dz. U. 2005 Nr 112, poz. 938).

8. Uwagi

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, może wezwać wnioskodawcę do dokonania procesu legalizacji dokumentu.

Formy legalizacji:
- legalizacja pełna – przeprowadzana przez polskiego konsula,
- apostille – jeżeli dokument jest wystawiony przez władze państwa, które jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r.  Nr 112, poz. 938).

Legalizacja jest podstawowym sposobem uwierzytelniania zagranicznych dokumentów. Polega na stwierdzeniu zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia przez urzędnika konsularnego celem posługiwania się nim w innym państwie niż państwo jego wystawienia.

Apostille jest to klauzula wydawana przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi. Sporządzana jest według wzoru załączonego do konwencji i ma formę adnotacji dokonywanej na dokumencie. Dokument poświadczony Apostille może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa z pominięciem dodatkowych legalizacji. Aby uzyskać klauzulę „Apostille” na urzędowych dokumentach zagranicznych celem posługiwania się nimi w państwach, które są stroną Konwencji haskiej, należy zwrócić się do organów państwa pochodzenia dokumentu. Aktualny wykaz państw stron Konwencji haskiej jest dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych: https:// www.msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/apostille

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
Przetwarzanie danych osobowych interesantów Urzędu Stanu Cywilnego
Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informuję, że:
1.    Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Gmina Miasto Rzeszów, Rynek 1,35-064 Rzeszów.
2.    Administrator – Gmina Miasto Rzeszów wyznaczyła inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/Pani skontaktować:
•    osobiście: w budynku przy ul. Rynek 7, 35 – 064 Rzeszów,
•    pisemnie na adres siedziby inspektora,
•    pisząc e-mail na adres: iod@erzeszow.pl.
3.    Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego – na podstawie przepisów określonych w ustawie z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz.463).
4.    Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
5.    Pana/Pani dane osobowe przechowywane będą w czasie określonym przepisami prawa, zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
6.    Posiada Pan/Pani prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
7.    Ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.
8.    Podanie danych w zakresie wymaganym ustawodawstwem jest obligatoryjne.

Dane karty usług
Opracował Elżbieta Gnatek-Ożóg
01 grudnia 2019
Sprawdził Jerzy Wiktor
01 grudnia 2019
Zatwierdził Jerzy Wiktor 01 grudnia 2019
Osoba odpowiedzialna za aktualizację karty Elżbieta Gnatek-Ożóg 01 grudnia 2019

Załączniki: