Urząd Miasta Rzeszowa

1. W skład Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego wchodzą:

1) Oddział Organizacyjny;

2) Oddział Zarządzania Dokumentacją, którego pracą kieruje kierownik oddziału;

3) Oddział Kadr i Szkoleń, którego pracą kieruje kierownik oddziału;

4) Oddział Płac i Ewidencji Majątku Urzędu, którego pracą kieruje kierownik oddziału.

Do zadań Oddziału Organizacyjnego należy w szczególności:

1. zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu oraz systematyczne wdrażanie optymalnych zasad organizacji i zarządzania;
2. administrowanie programem intranetowym Qasystent przy współpracy z Biurem Obsługi Informatycznej i Telekomunikacyjnej;
3. prowadzenie prac w zakresie stosowania, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania jakością oraz kontroli zarządczej, na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;
4. opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, wdrażanie postanowień regulaminu oraz przedkładanie Prezydentowi projektów zmian do regulaminu;
5. wdrażanie, doskonalenie oraz nadzór nad przestrzeganiem systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji;
6. prowadzenie spraw dotyczących wewnętrznego ustroju miasta oraz ustalenia herbu miasta;
7. prowadzenie spraw związanych ze zmianą granic miasta;
8. opracowywanie we współdziałaniu z Biurem Rady Miasta projektu Statutu Miasta oraz opiniowanie projektów statutów jednostek organizacyjnych, przygotowywanych przez te jednostki;
9. prowadzenie rejestrów zarządzeń Prezydenta na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;
10. prowadzenie spraw związanych z udzielaniem upoważnień i pełnomocnictw na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;
11. przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;
12. prowadzenie spraw organizacyjnych, w tym dotyczących uiszczania składek członkowskich związanych z przynależnością miasta do krajowych stowarzyszeń i fundacji jednostek samorządu terytorialnego;
13. prowadzenie spraw związanych ze współdziałaniem miasta z organami wymiaru sprawiedliwości i Policją, z wykluczeniem czynności operacyjnych;
14. prowadzenie spraw związanych z organizacją wyborów parlamentarnych, Prezydenta RP, organów jednostek samorządu terytorialnego, posłów do Parlamentu Europejskiego oraz referendum ogólnopolskiego i gminnego;
15. prowadzenie książki kontroli przeprowadzanych w urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej, koordynowanie przygotowania projektów odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne oraz wykonania zaleceń pokontrolnych z zastrzeżeniem § 52 ust. 7 pkt 12 niniejszego Regulaminu;
16. prowadzenie spraw związanych z załatwianiem skarg i wniosków oraz petycji,
    w zakresie właściwości Prezydenta, na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;
17. obsługa tablicy ogłoszeń urzędu.

Do zadań Oddziału Zarządzania Dokumentacją należy w szczególności:

1. opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji niezbędnej do utrzymania i dalszego rozwoju systemu EZD jako pomocniczego, a następnie podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w urzędzie;
2. analiza zagadnień i problematyk w zakresie organizacyjnym oraz formalnoprawnym, związanych z realizacją zadań mających na celu utrzymanie i rozwój w urzędzie systemu EZD;
3. zarządzanie systemem EZD, w szczególności poprzez bieżący nadzór i koordynację prac związanych ze sprawnym funkcjonowaniem dziedzinowego systemu teleinformatycznego, jego dalszym rozwojem i wdrażaniem koniecznych usprawnień, przy ścisłej współpracy z Biurem Obsługi Informatycznej i Telekomunikacyjnej;
4. realizacja wsparcia i szkoleń wewnętrznych dla wydziałów w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją w systemie EZD;
5. prowadzenie kancelarii ogólnej urzędu;
6. przyjmowanie i przekazywanie przesyłek wychodzących operatorowi pocztowemu;
7. monitorowanie realizacji umów na usługi pocztowe;
8. koordynowanie funkcjonowania systemu kancelaryjnego i zasad dotyczących obiegu dokumentacji w urzędzie;
9. prowadzenie rejestru przesyłek przychodzących do urzędu;
10. prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących z urzędu;
11. dostarczanie korespondencji do mieszkańców i instytucji na terenie miasta;
12. koordynowanie pracy gońców;
13. segregacja i dystrybucja korespondencji do odpowiednich wydziałów;
14. prowadzenie archiwum zakładowego.

Do zadań Oddziału Kadr i Szkoleń należy w szczególności:

1. realizacja polityki zatrudnienia w urzędzie;
2. planowanie i zapewnienie racjonalnego gospodarowania funduszem płac;
3. opracowywanie projektów: regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, regulaminu służby przygotowawczej, regulaminu ocen i regulaminu nagradzania oraz innych zarządzeń Prezydenta w zakresie spraw kadrowych;
4. prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem dyrektorów jednostek oświatowych i pomocy społecznej;
5. prowadzenie spraw osobowych dyrektorów instytucji kultury;
6. prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych;
7. wykonywanie zadań w zakresie służby przygotowawczej;
8. wykonywanie zadań w zakresie oceny okresowej pracowników urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych miasta;
9. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników;
10. wystawianie delegacji służbowych dla pracowników urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych, prowadzenie rejestru delegacji;
11. prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem pracowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych;
12. prowadzenie spraw związanych z nakładaniem na pracowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych kar porządkowych;
13. współdziałanie z Wydziałem Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności w sprawach reklamowania pracowników urzędu od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;
14. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników urzędu;
15. przeprowadzanie kontroli dyscypliny pracy;
16. przeprowadzanie kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy;
17. sporządzanie sprawozdań i informacji w zakresie spraw kadrowych;
18. zgłaszanie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz ich wyrejestrowywanie;
19. przekazywanie do Wydziału Księgowo-Rachunkowego informacji kadrowych służących realizacji zadań w zakresie naliczania wynagrodzeń i pochodnych;
20. organizacja staży absolwenckich i praktyk studenckich w urzędzie;
21. współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w Rzeszowie oraz Powiatową Radą Rynku Pracy w Rzeszowie;
22. wykonywanie czynności związanych z realizacją zadań Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Miasta Rzeszowa.

Do zadań Oddziału Płac i Ewidencji Majątku Urzędu należy w szczególności:

1. sporządzanie list wypłat wynagrodzeń i świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych dla pracowników urzędu;
2. przygotowanie wypłat należności z tytułu: umów zleceń i o dzieło, diet radnych i przewodniczących rad osiedli, ryczałtów za korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych, świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stypendiów dla uczniów szkół i sportowców oraz wynagrodzeń biegłych i członków komisji działających przy Prezydencie, a także staży w ramach środków funduszu celowego PFRON;
3. prowadzenie rozliczeń publiczno-prawnych urzędu, jako Płatnika z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy;
4. prowadzenie ewidencji szczegółowej rozrachunków i rozliczeń z zakresu określonego w pkt 1-3;
5. sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych ZUS wraz z raportami imiennymi i rocznych deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych i informacji z tytułu rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych dla pracowników, radnych, stypendystów oraz osób świadczących usługi w ramach umów cywilno – prawnych;
6. naliczanie i odprowadzanie opłat na fundusz PFRON oraz sporządzanie informacji w tym rocznych o należnych wpłatach;
7. prowadzenie miesięcznych rozliczeń z tytułu PPK dla osób objętych tym świadczeniem;
8. wyliczanie wynagrodzeń dla celów emerytalno – rentowych i ustalenia kapitału początkowego dla pracowników urzędu, a także byłych pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw miejskich, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych oświaty, w oparciu o zarchiwizowane dokumenty;
9. weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów cywilno
   - prawnych w zakresie wypełnienia obowiązków Płatnika podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych;
10. występowanie o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i PFRON;
11. prowadzenie rozliczeń oraz dokumentacji Wydziału związanej z windykacją wierzytelności obcych dochodzonych w formie zajęć cywilnych lub administracyjnych z wynagrodzeń i świadczeń pracowników urzędu i usługodawców (osób fizycznych), świadczeniobiorców;
12. prowadzenie kontroli prawno – podatkowej w ramach kontroli formalno – rachunkowej dowodów księgowych zakresu obowiązków Płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych i ubezpieczeń społecznych;
13. przygotowanie danych i analiz z zakresu wykorzystania środków na wynagrodzenia i innych świadczeń;
14. segregowanie, kontrola i dekretacja dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych, a w szczególności w zakresie klasyfikacji budżetowej i ważniejszych rodzajów wydatków płacowych oraz z zachowaniem zasad klasyfikacji rodzajowej środków trwałych;
15. prowadzenie ewidencji szczegółowej majątku urzędu, a w szczególności: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, materiałów w magazynach, pozostałych środków trwałych oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, a także pozabilansowej ewidencji drobnego wyposażenia;
16. naliczanie umorzenia majątku urzędu;
17. prowadzenie czynności w zakresie przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury;
18. sporządzanie sprawozdań statystycznych dotyczących majątku urzędu zgodnie z zasadami aktów szczegółowych.

Urząd Miasta Rzeszowa

1. Wydziałem Marki Miasta, Współpracy Gospodarczej i Turystyki zarządza dyrektor, przy pomocy zastępcy dyrektora.
   
2. W skład Wydziału Marki Miasta, Współpracy Gospodarczej i Turystyki wchodzą:  
   1) Referat Marki Miasta, którego pracą kieruje kierownik referatu;
   2) Referat Marketingu Sportowego, którego pracą kieruje kierownik referatu;
   3) Referat Współpracy Gospodarczej, którego pracą kieruje kierownik referatu.

Do zadań Referatu Marki Miasta należy w szczególności:

1. realizacja Strategii Marki Rzeszów oraz Programu Promocji Miasta Rzeszowa;
2. kreowanie i realizacja polityki promocyjnej miasta;
3. monitorowanie przestrzegania zasad stosowania znaku Rzeszów – stolica innowacji;
4. ewaluacja Strategii Promocji Marki Rzeszów oraz Programu Promocji Miasta Rzeszowa;
5. prowadzenie oficjalnej strony internetowej urzędu;
6. prowadzenie turystycznej strony internetowej miasta;
7. przygotowywanie i realizacja kampanii promocyjnych i wizerunkowych;
8. prowadzenie spraw związanych z zakupem i wykorzystaniem elementów wizualizacji miasta;
9. przygotowywanie materiałów promocyjno - informacyjnych o mieście;
10. prowadzenie kierunkowych działań miasta w zakresie turystyki, w tym turystyki kongresowo-konferencyjnej we współpracy z podmiotami zewnętrznymi;
11. współpraca i prowadzenie spraw związanych z członkostwem miasta w Podkarpackiej Regionalnej Organizacji Turystycznej;
12. organizacja i udział w wyjazdach studyjnych dla touroperatorów i dziennikarzy;
13. promocja atrakcji i wydarzeń odbywających się w mieście we współpracy z ich organizatorami;
14. współpraca z podmiotami zewnętrznymi na rzecz promocji miasta;
15. współorganizacja i udział w wydarzeniach mieszczących się w kompetencjach wydziału, organizowanych przez podmioty zewnętrzne;
16. prowadzenie spraw związanych z powołaniem i funkcjonowaniem w Rzeszowie Convention Bureau oraz Lokalnej Organizacji Turystycznej obejmującej Rzeszów;
17. prowadzenie spraw związanych z turystyką filmową, w szczególności udzielanie przedstawicielom branży pomocy w załatwianiu formalności związanych z lokowaniem produkcji filmowej w Rzeszowie;
    17a. prowadzenie spraw związanych z udziałem miasta w krajowych konkursachi rankingach;
18. realizowanie projektów oraz przedsięwzięć, w ramach projektów z udziałem dofinansowania ze środków zewnętrznych dotyczących promocji;
19. weryfikacja materiałów promocyjnych przeznaczonych do publikacji w systemie URVE służącym do wyświetlania informacji w komunikacji miejskiej, w szczególności prawidłowego umieszczenia logo „Rzeszów – stolica innowacji” na grafikach i spotach promocyjnych;
20. prowadzenie plebiscytu Osobowość Rzeszowa.

Do zadań Referatu Marketingu Sportowego należy w szczególności:

1. realizacja Strategii Marki Rzeszów oraz Programu Promocji Miasta Rzeszowa;
2. prowadzenie spraw związanych z budżetem wydziału oraz wydziałowym planem zamówień publicznych;
3. prowadzenie spraw związanych z promocją przez sport i obce wydarzenia;
4. organizacja i współpraca przy organizacji wydarzeń o charakterze promocyjnym oraz branżowych odbywających się w mieście;
5. współpraca z wydziałami, jednostkami organizacyjnymi i instytucjami w zakresie organizowania akcji promocyjnych;
6. współorganizacja i udział w wydarzeniach mieszczących się w kompetencjach wydziału, organizowanych przez podmioty zewnętrzne;
7. realizowanie projektów oraz przedsięwzięć, w ramach projektów z udziałem dofinansowania ze środków zewnętrznych dotyczących promocji;

Do zadań Referatu Współpracy Gospodarczej należy w szczególności:

1. realizacja Strategii Marki Rzeszów oraz Programu Promocji Miasta Rzeszowa;
2. utrzymywanie kontaktów z miastami partnerskimi Rzeszowa;
3. przygotowywanie projektów porozumień o współpracy pomiędzy Rzeszowem, a miastami i instytucjami zagranicznymi;
4. prowadzenie spraw związanych z udziałem miasta w międzynarodowych rankingach, konkursach i nagrodach;
5. prowadzenie spraw związanych z przystąpieniem i członkostwem miasta w międzynarodowych organizacjach;
6. prowadzenie spraw związanych z organizowaniem wyjazdów zagranicznych oficjalnych delegacji miejskich oraz przyjmowaniem delegacji zagranicznych przez władze Rzeszowa;
7. tłumaczenie i zlecanie tłumaczeń dokumentów z zakresu współpracy międzynarodowej;
8. realizowanie projektów oraz przedsięwzięć, w ramach projektów z udziałem dofinansowania ze środków zewnętrznych, dotyczących współpracy, wymiany międzynarodowej i promocji gospodarczej;
9. podejmowanie działań na rzecz pozyskiwania inwestorów;
10. udzielanie informacji o warunkach i możliwościach inwestowania w Rzeszowie;
11. funkcjonowanie opiekunów inwestora;
12. opracowywanie branżowych raportów, analiz i baz danych na potrzeby inwestorów;
13. promowanie terenów inwestycyjnych, zlokalizowanych w granicach administracyjnych miasta Rzeszowa oraz w podregionie rzeszowskim;
14. prowadzenie profili gospodarczych miasta w mediach społecznościowych;
15. prowadzenie interaktywnej mapy terenów inwestycyjnych, powierzchni biurowych i magazynowych;
16. organizacja własnych i udział w obcych wydarzeniach gospodarczych;
17. prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem przy Prezydencie Rady Gospodarczej;
18. prowadzenie spraw związanych z mecenatem kulturalnym i sportowym;
19. współpraca z podmiotami zewnętrznymi na rzecz promocji gospodarczej i inwestycyjnej miasta;
20. organizacja i udział w wydarzeniach mieszczących się w kompetencjach wydziału, organizowanych przez podmioty zewnętrzne;
21. organizacja nagrody gospodarczej Prezydent

Wydział Marki Miasta, Współpracy Gospodarczej i Turystyki poza zadaniami wyszczególnionymi jak wyżej realizuje inne zadania, a w szczególności: prowadzi postępowania dotyczące wykonania i dostawy materiałów promocyjnych; prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową zapasów magazynowych materiałów promocyjnych, z wyłączeniem materiałów promocyjnych o których mowa w § 52 w ust. 7 pkt 15 niniejszego Regulaminu z wykorzystaniem narzędzia informatycznego w postaci oprogramowania dziedzinowego użytkowanego przez urząd.

Wydział działa na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa.

Rejestry, ewidencje - nie dotyczy.

Archiwa - zgodnie z § 63. 1. instrukcji kancelaryjnej  teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Miasto Rzeszów, Rynek 1, 35-064 Rzeszów. Inspektor Ochrony Danych adres e-mail: iod@erzeszow.pl,  numer telefonu 17 875 44 99;
2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu niezwłocznego uzyskania informacji publicznej zawierającej aktualną wiedzę o sprawach publicznych - na podstawie art. 3 ust. 2 oraz art. 3 ust. 1 pkt. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej;
3. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej;
4. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres sześciu miesięcy;
5. Pani/Pana dane są przetwarzane w celu zabezpieczenia interesu Pani/Pana i Administratora na wypadek postępowania reklamacyjnego lub dochodzenia roszczeń oraz oceny jakości świadczonych usług;
6. Posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania;
7. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne ale niezbędne do zabezpieczenia interesu Pani/Pana i Administratora na wypadek postępowania reklamacyjnego lub dochodzenia roszczeń oraz oceny jakości świadczonych usług.