Urząd Miasta Rzeszowa

W skład Kancelarii Prezydenta wchodzą:
1) Oddział Prezydialny, którego pracą kieruje kierownik oddziału;
2) Biuro Prasowe i Komunikacji Społecznej, którego pracą kieruje kierownik oddziału – rzecznik prasowy Prezydenta.

    W skład Biura Prasowego i Komunikacji Społecznej wchodzą referaty:

• Referat Prasowy, którego pracą kieruje kierownik referatu;
• Referat ds. Social Media, którego pracą kieruje kierownik referatu.

Zadania Oddziału Prezydialnego:
1) obsługa kancelaryjno-administracyjna Prezydenta;
2) koordynacja wyjazdów służbowych Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza oraz zawiadywanie obsługą transportową w tym obszarze;
3) prowadzenie spraw związanych z funkcją reprezentacyjną Prezydenta;
4) przygotowywanie dla Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza harmonogramów spotkań, konferencji i narad, wystąpień i przemówień okolicznościowych;
5) przekazywanie projektów uchwał do Biura Rady Miasta oraz prowadzenie rejestru projektów uchwał Rady;
6) ustalanie terminarza indywidualnych spotkań Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza z mieszkańcami oraz przygotowywanie tych spotkań pod względem merytorycznym, zgodnie z przedmiotem sprawy zadeklarowanym przez mieszkańca;
7) przesyłanie ewentualnych dyspozycji Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza po spotkaniach z mieszkańcami do właściwych wydziałów oraz jednostek organizacyjnych;
8) koordynacja czynności w zakresie działalności lobbingowej na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;
9) obsługa asystencka Prezydenta;
10) protokołowanie spraw zgłaszanych Prezydentowi w ramach przyjęć mieszkańców i ich ewidencjonowanie;
11) protokołowanie narad i konferencji zwoływanych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza;
12) prowadzenie korespondencji związanej z udzielaniem honorowego patronatu Prezydenta;
13) przygotowywanie pism okolicznościowych, życzeń i gratulacji;
14) obsługa transportowa Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza oraz Skarbnika.

Do zadań Biura Prasowego i Komunikacji Społecznej należy:
1) zapewnienie stałego kontaktu Prezydenta i urzędu z mieszkańcami;
2) inicjowanie i organizowanie konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla miasta z wykorzystaniem wszelkich dostępnych instrumentów dialogu społecznego;
3) koordynacja Rzeszowskiego Budżetu Obywatelskiego;
4) koordynacja badań i analiz dotyczących opinii i potrzeb mieszkańców w sprawach realizacji zadań miasta związanych z zaspokajaniem zbiorowych potrzeb społeczności lokalnej.

Do zadań Referatu Prasowego należy:
1) stałe i szybkie informowanie mieszkańców o działaniach podejmowanych przez miasto;
2) prowadzenie działalności informacyjnej w sytuacji kryzysowej;
3) organizowanie współpracy mediów z Prezydentem, z wydziałami urzędu i jednostkami organizacyjnymi;
4) organizowanie konferencji prasowych Prezydenta, Zastępców Prezydenta
i wyznaczonych przez nich przedstawicieli miasta;
5) informowanie przedstawicieli środków masowego przekazu o przedsięwzięciach
i zagadnieniach związanych z funkcjonowaniem miasta;
6) redagowanie komunikatów prasowych;
7) przygotowywanie serwisów prasowych;
8) reagowanie na krytykę wyrażoną w mediach i monitorowanie pisemnych sprostowań przekazywanych do mediów przez pozostałe wydziały urzędu i jednostki organizacyjne.

Do zadań Referatu ds. Social Media należy:
1) prowadzenie profili miasta w mediach społecznościowych;
2) wspieranie działań komunikacyjnych i marketingowych wydziałów urzędu oraz jednostek organizacyjnych;
3) koordynacja działań wydziałów urzędu w zakresie przygotowywania materiałów i ich edycji.

Przetwarzanie danych osobowych interesantów Kancelarii Prezydenta.