Urząd Miasta Rzeszowa

Wydział Organizacyjno-Administracyjny

Data zatwierdzenia

2020-11-22

1. Siedziba

Adres

 ul. Rynek 11, 35-064 Rzeszów

Telefon

1 77 88 99 00

e-mail

ora@erzeszow.pl

www

www.erzeszow.pl

Godziny pracy

poniedziałek, wtorek, czwartek, piątek 7.30 - 15.30,

środa - 7.30 – 17.00

2. Dyrektor

Imię i nazwisko

 dr Alicja TRZYNA

Siedziba

ul. Rynek 11, 35-064 Rzeszów

Telefon

1 77 88 99 00

e-mail

atrzyna@erzeszow.pl

3. Kompetencje Dyrektora

Dyrektor Wydziału: organizuje i kieruje pracą Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego przy pomocy Zastępcy Dyrektora  oraz kierowników Oddziałów.

4. Podstawa prawna

Zarządzenie nr 19/2013 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 27 lutego 2013 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa, z póżn. zm.

5. Struktura organizacyjna

1 . W skład Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego wchodzą:

1)Oddział Gospodarczy;

2) Oddział Organizacyjny;

3) Oddział Zarządzania Dokumentacją;

4) Oddział Kadr i Szkoleń.

6. Zadania

Do zadań Oddziału Gospodarczego należy w szczególności:

1) zarządzanie i administrowanie budynkami, lokalami biurowymi urzędu;

2) planowanie remontów i konserwacji budynków urzędu;

3) zabezpieczenie mienia przed pożarem, kradzieżą i innymi zniszczeniami oraz kontrola wydziałów odnośnie przestrzegania przepisów w tym zakresie;

4) utrzymanie czystości pomieszczeń biurowych oraz estetycznego wyglądu budynków urzędu i ich otoczenia;

5) gospodarowanie mieniem ruchomym, w tym również środkami transportu, organizacja zaopatrzenia w paliwo samochody służbowe, prowadzenie ewidencji zużytego paliwa samochodów służbowych;

6) prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych oraz zapasów magazynowych z wyłączeniem ewidencji prowadzonej zgodnie z zapisami § 3 ust. 4 pkt 21, § 4 ust. 6 pkt 15, § 5 ust. 5 pkt 13, § 10 ust. 3 pkt 6, § 19 ust. 3 pkt 17, § 24 ust. 3 pkt 9  Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa z wykorzystaniem narzędzia informatycznego w postaci oprogramowania dziedzinowego użytkowanego przez urząd;

7) organizacja zaopatrzenia materiałowo-technicznego urzędu, zakup mebli i wyposażenia;

8) realizacja zapotrzebowania na pieczątki, pieczęcie i tablice urzędowe oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie;

9) prowadzenie biura rzeczy znalezionych;

10) prowadzenie powielarni, dzierżawa urządzeń kopiujących, zlecanie usług poligraficznych i introligatorskich;

11) prowadzenie magazynów gospodarczych;

12) prenumerata dzienników urzędowych oraz prasy dla potrzeb urzędu;

13) konserwacja sprzętu i wyposażenia technicznego urzędu;

14) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odpadami wytwarzanymi w urzędzie;

15) organizowanie działań mających na celu optymalizację kosztów ubezpieczenia mienia, odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczeń osobowych i komunikacyjnych gminy Rzeszów;

16) prowadzenie ewidencji ilościowej drobnego sprzętu EDS z wykorzystaniem narzędzia informatycznego w postaci oprogramowania dziedzinowego użytkowanego przez urząd;

17) organizowanie działań mających na celu optymalizację kosztów zakupu materiałów biurowych na potrzeby urzędu oraz jednostek organizacyjnych;

18) współpraca ze służbą bhp w zakresie dotyczącym budynków urzędu, analiza stanu bhp oraz realizacja zleceń i wniosków służby bhp w zakresie działania urzędu;

19) zabezpieczenie techniczne spotkań Prezydenta z mieszkańcami.

Do zadań Oddziału Organizacyjnego należy w szczególności:

1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu oraz systematyczne wdrażanie optymalnych zasad organizacji i zarządzania;

2) prowadzenie prac w zakresie stosowania, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania jakością oraz kontroli zarządczej, na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;

3) opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego urzędu, wdrażanie postanowień regulaminu oraz przedkładanie Prezydentowi projektów zmian do regulaminu;

4) prowadzenie spraw dotyczących wewnętrznego ustroju miasta oraz ustalenia herbu miasta;

5) prowadzenie spraw związanych ze zmianą granic miasta;

6) opracowywanie we współdziałaniu z Biurem Rady Miasta projektu Statutu Miasta oraz opiniowanie projektów statutów jednostek organizacyjnych, przygotowywanych przez te jednostki;

7) ewidencjonowanie zarządzeń Prezydenta oraz przekazywanie ich do wykonania wydziałom, jednostkom organizacyjnym oraz kierownikom służb i inspekcji, z zastrzeżeniem § 20 ust. 3 pkt 3 lit. c  Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa;

8) prowadzenie ewidencji upoważnień Prezydenta, z zastrzeżeniem § 34 ust. 2 pkt 6 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa;

9) przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz na wnioski komisji Rady;

10) prowadzenie spraw organizacyjnych, w tym dotyczących uiszczania składek członkowskich związanych z przynależnością miasta do krajowych stowarzyszeń i fundacji jednostek samorządu terytorialnego;

11) prowadzenie spraw związanych ze współdziałaniem miasta z organami wymiaru sprawiedliwości i Policją, z wykluczeniem czynności operacyjnych;

12) prowadzenie spraw związanych z organizacją wyborów parlamentarnych, Prezydenta RP, organów jednostek samorządu terytorialnego, posłów do Parlamentu Europejskiego oraz referendum ogólnopolskiego i gminnego;

13) prowadzenie książki kontroli przeprowadzanych w urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej, koordynowanie przygotowania projektów odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne oraz wykonania zaleceń pokontrolnych z zastrzeżeniem § 4 ust. 6 pkt 12 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa;

14) prowadzenie spraw związanych z załatwianiem skarg i wniosków na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;

15) prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;

16) sporządzanie Raportu o stanie Miasta, przedstawianego przez Prezydenta Radzie;

17) sporządzanie kwartalnych sprawozdań z działalności Prezydenta, w sposób i na zasadach określonych w Statucie Miasta.

Do zadań Oddziału Zarządzania Dokumentacją należy w szczególności:

1) prowadzenie kancelarii ogólnej urzędu;

2) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek wychodzących operatorowi pocztowemu;

3) monitorowanie realizacji umów na usługi pocztowe;

4) dbanie o właściwy obieg dokumentów oraz komunikację wewnętrzną urzędu;

5) prowadzenie rejestru przesyłek przychodzących do urzędu;

6) prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących z urzędu;

7) dostarczanie korespondencji do mieszkańców i instytucji na terenie miasta;

8) koordynowanie pracy gońców;

9) przekazywanie przesyłek wpływających w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wydziałom urzędu (ePUAP);

10) obsługa tablicy ogłoszeń urzędu;

11) segregacja i dystrybucja korespondencji do odpowiednich wydziałów urzędu;

12) prowadzenie archiwum zakładowego.

Do zadań Oddziału Kadr i Szkoleń należy w szczególności:

1) realizacja polityki zatrudnienia w urzędzie;

2) planowanie i zapewnienie racjonalnego gospodarowania funduszem płac;

3) opracowywanie projektów: regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, regulaminu służby przygotowawczej, regulaminu ocen i regulaminu nagradzania oraz innych zarządzeń Prezydenta w zakresie spraw kadrowych;

4) prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem dyrektorów jednostek oświatowych i pomocy społecznej;

5) prowadzenie spraw osobowych dyrektorów instytucji kultury;

6) prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych;

7) wykonywanie zadań w zakresie służby przygotowawczej;

8) wykonywanie zadań w zakresie oceny okresowej pracowników urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych miasta;

9) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników;

10) wystawianie delegacji służbowych dla pracowników urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych, prowadzenie rejestru delegacji;

11) prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem pracowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych;

12) prowadzenie spraw związanych z nakładaniem na pracowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych kar porządkowych;

13) wykonywanie zadań w zakresie wewnętrznej polityki antymobbingowej w urzędzie;

14) współdziałanie z Wydziałem Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności w sprawach reklamowania pracowników urzędu od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;

15) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników urzędu;

16) przeprowadzanie kontroli dyscypliny pracy;

17) przeprowadzanie kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy;

18) sporządzanie sprawozdań i informacji w zakresie spraw kadrowych;

19) zgłaszanie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz ich wyrejestrowywanie;

20) przekazywanie do Wydziału Księgowo-Rachunkowego informacji kadrowych służących realizacji zadań w zakresie naliczania wynagrodzeń i pochodnych;

21) organizacja staży absolwenckich i praktyk studenckich w urzędzie;

22) współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w Rzeszowie oraz Powiatową Radą Rynku Pracy w Rzeszowie;

23) wykonywanie czynności związanych z realizacją zadań Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Miasta Rzeszowa.

Wydział Organizacyjno-Administracyjny wspomaga nadzór Prezydenta nad Strażą Miejską w Rzeszowie.

7. Wysokość opłat

Dane opracowania

Opracował

Małgorzata Lisowicz

2021.07.20

Zatwierdził

Alicja Trzyna

2021.07.20