Urząd Miasta Rzeszowa |
Wydział Organizacyjno-Administracyjny |
Data zatwierdzenia 2020-11-22 |
1. Siedziba |
||
Adres |
ul. Rynek 11, 35-064 Rzeszów |
|
Telefon |
1 77 88 99 00 |
|
|
||
www |
||
Godziny pracy |
poniedziałek, wtorek, czwartek, piątek 7.30 - 15.30, środa - 7.30 – 17.00 |
|
2. Dyrektor |
||
Imię i nazwisko |
dr Alicja TRZYNA |
|
Siedziba |
ul. Rynek 11, 35-064 Rzeszów |
|
Telefon |
1 77 88 99 00 |
|
|
||
3. Kompetencje Dyrektora |
||
Dyrektor Wydziału: organizuje i kieruje pracą Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego przy pomocy Zastępcy Dyrektora oraz kierowników Oddziałów. |
||
4. Podstawa prawna |
||
Zarządzenie nr 19/2013 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 27 lutego 2013 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa, z póżn. zm. |
||
5. Struktura organizacyjna |
||
1 . W skład Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego wchodzą: 1)Oddział Gospodarczy; 2) Oddział Organizacyjny; 3) Oddział Zarządzania Dokumentacją; 4) Oddział Kadr i Szkoleń. |
||
6. Zadania Do zadań Oddziału Gospodarczego należy w szczególności: 1) zarządzanie i administrowanie budynkami, lokalami biurowymi urzędu; 2) planowanie remontów i konserwacji budynków urzędu; 3) zabezpieczenie mienia przed pożarem, kradzieżą i innymi zniszczeniami oraz kontrola wydziałów odnośnie przestrzegania przepisów w tym zakresie; 4) utrzymanie czystości pomieszczeń biurowych oraz estetycznego wyglądu budynków urzędu i ich otoczenia; 5) gospodarowanie mieniem ruchomym, w tym również środkami transportu, organizacja zaopatrzenia w paliwo samochody służbowe, prowadzenie ewidencji zużytego paliwa samochodów służbowych; 6) prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych oraz zapasów magazynowych z wyłączeniem ewidencji prowadzonej zgodnie z zapisami § 3 ust. 4 pkt 21, § 4 ust. 6 pkt 15, § 5 ust. 5 pkt 13, § 10 ust. 3 pkt 6, § 19 ust. 3 pkt 17, § 24 ust. 3 pkt 9 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa z wykorzystaniem narzędzia informatycznego w postaci oprogramowania dziedzinowego użytkowanego przez urząd; 7) organizacja zaopatrzenia materiałowo-technicznego urzędu, zakup mebli i wyposażenia; 8) realizacja zapotrzebowania na pieczątki, pieczęcie i tablice urzędowe oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie; 9) prowadzenie biura rzeczy znalezionych; 10) prowadzenie powielarni, dzierżawa urządzeń kopiujących, zlecanie usług poligraficznych i introligatorskich; 11) prowadzenie magazynów gospodarczych; 12) prenumerata dzienników urzędowych oraz prasy dla potrzeb urzędu; 13) konserwacja sprzętu i wyposażenia technicznego urzędu; 14) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odpadami wytwarzanymi w urzędzie; 15) organizowanie działań mających na celu optymalizację kosztów ubezpieczenia mienia, odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczeń osobowych i komunikacyjnych gminy Rzeszów; 16) prowadzenie ewidencji ilościowej drobnego sprzętu EDS z wykorzystaniem narzędzia informatycznego w postaci oprogramowania dziedzinowego użytkowanego przez urząd; 17) organizowanie działań mających na celu optymalizację kosztów zakupu materiałów biurowych na potrzeby urzędu oraz jednostek organizacyjnych; 18) współpraca ze służbą bhp w zakresie dotyczącym budynków urzędu, analiza stanu bhp oraz realizacja zleceń i wniosków służby bhp w zakresie działania urzędu; 19) zabezpieczenie techniczne spotkań Prezydenta z mieszkańcami.
Do zadań Oddziału Organizacyjnego należy w szczególności: 1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu oraz systematyczne wdrażanie optymalnych zasad organizacji i zarządzania; 2) prowadzenie prac w zakresie stosowania, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania jakością oraz kontroli zarządczej, na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem; 3) opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego urzędu, wdrażanie postanowień regulaminu oraz przedkładanie Prezydentowi projektów zmian do regulaminu; 4) prowadzenie spraw dotyczących wewnętrznego ustroju miasta oraz ustalenia herbu miasta; 5) prowadzenie spraw związanych ze zmianą granic miasta; 6) opracowywanie we współdziałaniu z Biurem Rady Miasta projektu Statutu Miasta oraz opiniowanie projektów statutów jednostek organizacyjnych, przygotowywanych przez te jednostki; 7) ewidencjonowanie zarządzeń Prezydenta oraz przekazywanie ich do wykonania wydziałom, jednostkom organizacyjnym oraz kierownikom służb i inspekcji, z zastrzeżeniem § 20 ust. 3 pkt 3 lit. c Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa; 8) prowadzenie ewidencji upoważnień Prezydenta, z zastrzeżeniem § 34 ust. 2 pkt 6 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa; 9) przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz na wnioski komisji Rady; 10) prowadzenie spraw organizacyjnych, w tym dotyczących uiszczania składek członkowskich związanych z przynależnością miasta do krajowych stowarzyszeń i fundacji jednostek samorządu terytorialnego; 11) prowadzenie spraw związanych ze współdziałaniem miasta z organami wymiaru sprawiedliwości i Policją, z wykluczeniem czynności operacyjnych; 12) prowadzenie spraw związanych z organizacją wyborów parlamentarnych, Prezydenta RP, organów jednostek samorządu terytorialnego, posłów do Parlamentu Europejskiego oraz referendum ogólnopolskiego i gminnego; 13) prowadzenie książki kontroli przeprowadzanych w urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej, koordynowanie przygotowania projektów odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne oraz wykonania zaleceń pokontrolnych z zastrzeżeniem § 4 ust. 6 pkt 12 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa; 14) prowadzenie spraw związanych z załatwianiem skarg i wniosków na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem; 15) prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem; 16) sporządzanie Raportu o stanie Miasta, przedstawianego przez Prezydenta Radzie; 17) sporządzanie kwartalnych sprawozdań z działalności Prezydenta, w sposób i na zasadach określonych w Statucie Miasta.
Do zadań Oddziału Zarządzania Dokumentacją należy w szczególności: 1) prowadzenie kancelarii ogólnej urzędu; 2) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek wychodzących operatorowi pocztowemu; 3) monitorowanie realizacji umów na usługi pocztowe; 4) dbanie o właściwy obieg dokumentów oraz komunikację wewnętrzną urzędu; 5) prowadzenie rejestru przesyłek przychodzących do urzędu; 6) prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących z urzędu; 7) dostarczanie korespondencji do mieszkańców i instytucji na terenie miasta; 8) koordynowanie pracy gońców; 9) przekazywanie przesyłek wpływających w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wydziałom urzędu (ePUAP); 10) obsługa tablicy ogłoszeń urzędu; 11) segregacja i dystrybucja korespondencji do odpowiednich wydziałów urzędu; 12) prowadzenie archiwum zakładowego.
Do zadań Oddziału Kadr i Szkoleń należy w szczególności: 1) realizacja polityki zatrudnienia w urzędzie; 2) planowanie i zapewnienie racjonalnego gospodarowania funduszem płac; 3) opracowywanie projektów: regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, regulaminu służby przygotowawczej, regulaminu ocen i regulaminu nagradzania oraz innych zarządzeń Prezydenta w zakresie spraw kadrowych; 4) prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem dyrektorów jednostek oświatowych i pomocy społecznej; 5) prowadzenie spraw osobowych dyrektorów instytucji kultury; 6) prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych; 7) wykonywanie zadań w zakresie służby przygotowawczej; 8) wykonywanie zadań w zakresie oceny okresowej pracowników urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych miasta; 9) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników; 10) wystawianie delegacji służbowych dla pracowników urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych, prowadzenie rejestru delegacji; 11) prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem pracowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych; 12) prowadzenie spraw związanych z nakładaniem na pracowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych kar porządkowych; 13) wykonywanie zadań w zakresie wewnętrznej polityki antymobbingowej w urzędzie; 14) współdziałanie z Wydziałem Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności w sprawach reklamowania pracowników urzędu od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny; 15) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników urzędu; 16) przeprowadzanie kontroli dyscypliny pracy; 17) przeprowadzanie kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy; 18) sporządzanie sprawozdań i informacji w zakresie spraw kadrowych; 19) zgłaszanie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz ich wyrejestrowywanie; 20) przekazywanie do Wydziału Księgowo-Rachunkowego informacji kadrowych służących realizacji zadań w zakresie naliczania wynagrodzeń i pochodnych; 21) organizacja staży absolwenckich i praktyk studenckich w urzędzie; 22) współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w Rzeszowie oraz Powiatową Radą Rynku Pracy w Rzeszowie; 23) wykonywanie czynności związanych z realizacją zadań Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Miasta Rzeszowa.
Wydział Organizacyjno-Administracyjny wspomaga nadzór Prezydenta nad Strażą Miejską w Rzeszowie. |
||
7. Wysokość opłat |
||
Dane opracowania |
||
Opracował |
Małgorzata Lisowicz |
2021.07.20 |
Zatwierdził |
Alicja Trzyna |
2021.07.20 |