6. Zadania

 Do zadań Oddziału Organizacyjnego należy w szczególności:

1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu oraz systematyczne wdrażanie optymalnych zasad organizacji i zarządzania;

2) prowadzenie prac w zakresie stosowania, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania jakością oraz kontroli zarządczej, na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;

3) opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego urzędu, wdrażanie postanowień regulaminu oraz przedkładanie Prezydentowi projektów zmian do regulaminu;

4) prowadzenie spraw dotyczących wewnętrznego ustroju miasta oraz ustalenia herbu miasta;

5)prowadzenie spraw związanych ze zmianą granic miasta

6) opracowywanie we współdziałaniu z Biurem Rady Miasta projektu Statutu Miasta oraz opiniowanie projektów statutów jednostek organizacyjnych, przygotowywanych przez te jednostki;

7) ewidencjonowanie zarządzeń Prezydenta oraz przekazywanie ich do wykonania wydziałom, jednostkom organizacyjnym oraz kierownikom służb i inspekcji, z zastrzeżeniem § 20 ust. 3 pkt 3 lit. c niniejszego Regulaminu;

8) prowadzenie ewidencji upoważnień Prezydenta, z zastrzeżeniem § 34 ust. 2 pkt 6 niniejszego Regulaminu;

9) przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz na wnioski komisji Rady;

10) prowadzenie spraw organizacyjnych, w tym dotyczących uiszczania składek członkowskich związanych z przynależnością miasta do krajowych stowarzyszeń i fundacji jednostek samorządu terytorialnego;

11) prowadzenie spraw związanych ze współdziałaniem miasta z organami wymiaru sprawiedliwości i Policją, z wykluczeniem czynności operacyjnych;

12) prowadzenie spraw związanych z organizacją wyborów parlamentarnych, Prezydenta RP, organów jednostek samorządu terytorialnego, posłów do Parlamentu Europejskiego oraz referendum ogólnopolskiego i gminnego;

13) prowadzenie książki kontroli przeprowadzanych w urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej, koordynowanie przygotowania projektów odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne oraz wykonania zaleceń pokontrolnych z zastrzeżeniem § 4 ust. 6 pkt 12 niniejszego Regulaminu;

14) prowadzenie spraw związanych z załatwianiem skarg i wniosków na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;

15) prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;

16) sporządzanie Raportu o stanie Miasta, przedstawianego przez Prezydenta Radzie;

17) sporządzanie kwartalnych sprawozdań z działalności Prezydenta, w sposób i na zasadach określonych w Statucie Miasta;

18) koordynowanie działań związanych z organizacją spotkań Prezydenta poświęconych konsultowaniu projektu rocznego budżetu miasta z jego mieszkańcami;

19) wykonywanie czynności związanych z realizacją zadań Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Miasta Rzeszowa.

Do zadań Referatu Kadr należy w szczególności:

1) realizacja polityki zatrudnienia w urzędzie;

2) planowanie i zapewnienie racjonalnego gospodarowania funduszem płac;

3) opracowywanie projektów: regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, regulaminu służby przygotowawczej, regulaminu ocen i regulaminu nagradzania oraz innych zarządzeń Prezydenta w zakresie spraw kadrowych;

4) prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem dyrektorów jednostek oświatowych i pomocy społecznej;

5) prowadzenie spraw osobowych dyrektorów instytucji kultury;

6) prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych;

7) wykonywanie zadań w zakresie służby przygotowawczej;

8) wykonywanie zadań w zakresie oceny okresowej pracowników urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych miasta;

9) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników;

10) wystawianie delegacji służbowych dla pracowników urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych, prowadzenie rejestru delegacji;

11) prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem pracowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych;

12) prowadzenie spraw związanych z nakładaniem na pracowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych kar porządkowych;

13) wykonywanie zadań w zakresie wewnętrznej polityki antymobbingowej w urzędzie;

14) współdziałanie z Wydziałem Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności w sprawach reklamowania pracowników urzędu od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;

15) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników urzędu;

16) przeprowadzanie kontroli dyscypliny pracy;

17) przeprowadzanie kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy;

18) sporządzanie sprawozdań i informacji w zakresie spraw kadrowych;

19) zgłaszanie pracowników do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz ich wyrejestrowywanie;

20) przekazywanie do Wydziału Księgowo-Rachunkowego informacji kadrowych służących realizacji zadań w zakresie naliczania wynagrodzeń i pochodnych;

21) organizacja staży absolwenckich i praktyk studenckich w urzędzie;

22) współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w Rzeszowie oraz Powiatową Radą Rynku Pracy w Rzeszowie.

Do zadań Referatu Prezydialnego należy w szczególności:

1) obsługa kancelaryjno-administracyjna Prezydenta;

2) koordynacja wyjazdów służbowych Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza oraz zawiadywanie obsługą transportową w tym obszarze;

3) prowadzenie spraw związanych z funkcją reprezentacyjną Prezydenta;

4) przygotowywanie dla Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza:

a) harmonogramów spotkań, konferencji i narad,

b) wystąpień i przemówień okolicznościowych;

5) ustalanie terminarza indywidualnych spotkań Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza z mieszkańcami oraz przygotowywanie tych spotkań pod względem merytorycznym, zgodnie z przedmiotem sprawy zadeklarowanym przez mieszkańca;

6) przesyłanie ewentualnych dyspozycji Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza po spotkaniach z mieszkańcami do właściwych wydziałów oraz jednostek organizacyjnych;

7) koordynacja czynności w zakresie działalności lobbingowej na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem.

Do zadań Oddziału Gospodarczego należy w szczególności:

1) zarządzanie i administrowanie budynkami, lokalami biurowymi urzędu;

2) planowanie remontów i konserwacji budynków urzędu;

3) zabezpieczenie mienia przed pożarem, kradzieżą i innymi zniszczeniami oraz kontrola wydziałów odnośnie przestrzegania przepisów w tym zakresie;

4) utrzymanie czystości pomieszczeń biurowych oraz estetycznego wyglądu budynków urzędu i ich otoczenia;

5) gospodarowanie mieniem ruchomym, w tym również środkami transportu, organizacja zaopatrzenia w paliwo samochody służbowe, prowadzenie ewidencji zużytego paliwa samochodów służbowych;

6) obsługa transportowa Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza oraz Skarbnika;

7) prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych oraz zapasów magazynowych z wyłączeniem ewidencji prowadzonej zgodnie z zapisami § 3 ust. 4 pkt 21, § 4 ust. 6 pkt 15, § 5 ust. 5 pkt 13, § 10 ust. 3 pkt 6, § 19 ust. 3 pkt 16, § 24 ust. 3 pkt 9 niniejszego Regulaminu z wykorzystaniem narzędzia informatycznego w postaci oprogramowania dziedzinowego użytkowanego przez urząd;

8) organizacja zaopatrzenia materiałowo-technicznego urzędu, zakup mebli i wyposażenia;

9) realizacja zapotrzebowania na pieczątki, pieczęcie i tablice urzędowe oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie;

10) prowadzenie biura rzeczy znalezionych;

11) prowadzenie powielarni, dzierżawa urządzeń kopiujących, zlecanie usług poligraficznych i introligatorskich;

12) prowadzenie magazynów gospodarczych;

13) prenumerata dzienników urzędowych oraz prasy dla potrzeb urzędu;

14) konserwacja sprzętu i wyposażenia technicznego urzędu;

15) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odpadami wytwarzanymi w urzędzie;

16) organizowanie działań mających na celu optymalizację kosztów ubezpieczenia mienia, odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczeń osobowych i komunikacyjnych gminy Rzeszów;

17) prowadzenie ewidencji ilościowej drobnego sprzętu EDS z wykorzystaniem narzędzia informatycznego w postaci oprogramowania dziedzinowego użytkowanego przez urząd;

18) organizowanie działań mających na celu optymalizację kosztów zakupu materiałów biurowych na potrzeby urzędu oraz jednostek organizacyjnych;

19) współpraca ze służbą bhp w zakresie dotyczącym budynków urzędu, analiza stanu bhp oraz realizacja zleceń i wniosków służby bhp w zakresie działania urzędu;

20) zabezpieczenie techniczne spotkań Prezydenta z mieszkańcami.

Do zadań Oddziału Kancelaryjnego należy w szczególności:

1) protokołowanie spraw zgłaszanych Prezydentowi w ramach przyjęć mieszkańców i ich ewidencjonowanie;

2) protokołowanie narad i konferencji zwoływanych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza;

3) przekazywanie projektów uchwał do Biura Rady Miasta oraz prowadzenie rejestru projektów uchwał Rady;

4) prowadzenie kancelarii ogólnej urzędu;

5) dbanie o właściwy obieg dokumentów oraz komunikację wewnętrzną urzędu;

6) prowadzenie korespondencji związanej z udzielaniem honorowego patronatu Prezydenta;

7) przygotowywanie pism okolicznościowych, życzeń i gratulacji;

8) prowadzenie archiwum zakładowego.

Do zadań Oddziału Teleinformatycznej Obsługi Mieszkańców i Informacji Publicznej należy w szczególności:

1) prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej na wniosek na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem;

2) obsługa zapytań i interwencji zgłaszanych za pomocą teleinformatycznych kanałów komunikowania się;

3) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Rzeszowa na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem.

Wydział Organizacyjno-Administracyjny wspomaga nadzór Prezydenta nad Strażą Miejską w Rzeszowie.