Urząd Miasta Rzeszów

Wydział Księgowo-Rachunkowy
1. Siedziba
Adres  ul. Okrzei 1, 35-002 Rzeszów
Telefon 1 77 88 99 00
e-mail kr@erzeszow.pl
www www.erzeszow.pl
Godziny pracy poniedziałek – piątek 7.30 - 15.30, środa 7.30 – 17.00
2. Dyrektor
Imię i nazwisko Grażyna ŻAROWSKA-HOMIK
Siedziba  ul. Okrzei 1, 35-002 Rzeszów
Telefon 177 88 99 00
e-mail kr@erzeszow.pl
3. Kompetencje Dyrektora
Opis kompetencji: kieruje i organizuje pracę Wydziału Księgowo-Rachunkowego przy pomocy zastępcy dyrektora i kierowników oddziałów.
Zastępca Dyrektora
Imię i nazwisko Renata RZUCIDŁO
Siedziba  ul. Okrzei 1, 35-002 Rzeszów
Telefon 1 77 88 99 00
e-mail kr@erzeszow.pl
Kompetencje Zastępcy Dyrektora
Opis kompetencji: Bieżące nadzorowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych Wydziału, kontrola dowodów księgowych w zakresie poprawności sporządzania i dekretowania, sporządzanie sprawozdania finansowego Wydziału, nadzorowanie: dochodzenia niepodatkowych należności, wypłat wynagrodzeń i świadczeń, a także rozliczeń publiczno-prawnych z tego tytułu.
4. Podstawa prawna

Podstawą działania Wydziału Księgowo - Rachunkowego jest:

Zarządzenie Nr 19/2013 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 27 lutego 2013 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa

Zarządzenie Nr 74/2017 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 20 lipca 2017 r. zmieniajace zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa

Zarządzenie nr 47/2020 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 16 lipca 2020 r. zmieniające zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa

Zarządzenie Nr 56/2020 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 4 września 2020 r. zmieniające zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rzeszowa

5. Struktura organizacyjna

1. Wydziałem Księgowo - Rachunkowym zarządza dyrektor wydziału - główny księgowy urzędu, przy pomocy zastępcy dyrektora.

  1. W Wydziale Księgowo - Rachunkowym tworzy się:
    • Oddział Rozliczeń Finansowych i Likwidatury, którego pracą kieruje kierownik oddziału, KR-I;
    • Oddział Księgowości Wydatków i Dochodów Niepodatkowych , którego pracą kieruje kierownik oddziału, KR-II;
    • Referat Księgowości Dochodów Niepodatkowych, którego pracą kieruje kierownik referatu, KR-II-D;
    • Oddział Płac i Świadczeń oraz Ewidencji Majątku Urzędu, którego pracą kieruje kierownik oddziału, KR-III;
    • Oddział Rozliczeń Finansowych i Księgowości Projektów Finansowanych Środkami Pomocowymi oraz Funduszu Celowego, którego pracą kieruje kierownik oddziału, KR-IV;
    • Oddział Rozliczeń Podatku VAT Urzędu i Miasta, którego pracą kieruje kierownik oddziału, KR-V.
6. Zadania

Do zadań Wydziału Księgowo – Rachunkowego należy obsługa finansowo –  księgowa urzędu w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wydatków, niepodatkowych dochodów z wyjątkiem dochodów Wydziału Budżetowego i Finansowego, funduszu celowego, a także projektów współfinansowanych środkami zewnętrznymi w tym pomocowymi, sum depozytowych, sum na zlecenie i pozostałych zadań finansowo wyodrębnionych.
Zadania Wydziału obejmują także rozliczenia publiczno – prawne Płatnika między innymi z tytułu: wynagrodzeń, świadczeń, diet i stypendiów oraz rozliczenia Podatnika podatku od towarów i usług.

5.    Do zadań Oddziału Rozliczeń Finansowych i Likwidatury należy  w szczególności:   
1)    kontrola uprzednia w ramach kontroli wstępnej w zakresie zgodności
z planem finansowym i wieloletnią prognozą finansową:
a)    wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych,
b)    umów zawieranych w trybie „Prawo zamówień publicznych” oraz pozostałych umów nieobjętych procedurą ustawy, a także zamówień
w ramach zadań wykonywanych przez wydziały i prowadzenie ewidencji pozabilansowej w tym zakresie, w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
2) prowadzenie ewidencji dla:
a)    planu finansowego wydatków w formie pobierania danych z aplikacji PLAN systemu OTAGO,   
b)    zaangażowania wydatków obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych z wykorzystaniem w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;     
3)    weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów w zakresie ich zgodności z wzorami obowiązującymi w urzędzie;
4)    kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych w ramach zgodności z zawartymi umowami;
5)    dekretacja dowodów księgowych w szczegółowości klasyfikacji budżetowej i dalszej szczegółowości określonej w Budżecie, a także ważniejszych rodzajów wydatków;
6)    bieżąca analiza sald rachunków bankowych wydatków, wydatków niewygasających, innych działalności finansowo wyodrębnionych dla wydatków (z wyjątkiem środków pomocowych i funduszu PFRON) oraz sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z tych kont bankowych i łącznego zapotrzebowania na środki dla Wydziału;
7)    sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań i rozliczeń w ramach rachunków bankowych określonych w pkt 6 z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO;
8)    prowadzenie ewidencji szczegółowej wydatków majątkowych oraz rozrachunków
i rozliczeń z tego tytułu, w  szczegółowości poszczególnych zadań określonych
w Budżecie i wieloletniej prognozie finansowej, klasyfikacji budżetowej oraz źródeł finansowania;
9)    prowadzenie ewidencji pozabilansowej:
a)    zabezpieczeń bankowych i gwarancji ubezpieczeniowych dla umów, zgodnie
z ustawą „Prawo zamówień publicznych”, a także ich zwalnianie zgodnie
z dyspozycjami wydziałów,
b)    wydatków organów osiedli w podziale na poszczególne osiedla,
c)    ZFŚS dla potrzeb kontroli wykorzystania planu funduszu i rozliczeń publiczno-prawnych z tytułu świadczeń;
10)    rozliczanie krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników urzędu, radnych i innych delegowanych oraz monitorowanie tych rozliczeń;
11)    prowadzenie rejestru not korygujących wydziału;
12)    prowadzenie rozliczeń i dokumentacji wydziału związanej z windykacją cywilnych wierzytelności obcych w formie zajęć cywilnych lub administracyjnych
z zobowiązań urzędu;
13)    bieżąca współpraca z bankiem obsługującym rachunki bankowe pozostające
w dyspozycji Wydziału w zakresie objętym umową, w szczególności:
a)    administrowanie uprawnieniami bankowymi pracowników wydziału,
b)    otwieranie i zamykanie rachunków bankowych obsługiwanych przez wydział;
c)    koordynowanie prowadzenia terminali płatniczych w urzędzie;
d)    prowadzenie spraw z zakresu korzystania ze służbowych kart płatniczych w urzędzie.
14)    bieżąca obsługa kancelaryjno – administracyjna wydziału.


6. Do zadań Oddziału Księgowości Wydatków i Dochodów Niepodatkowych należy     
    w szczególności:
1)    prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości:
a)    wydatków finansowanych z rachunków bankowych wydatków, wydatków niewygasających i działalności finansowo wyodrębnionych, innych niż finansowane środkami pomocowymi i funduszu celowego PFRON, z zachowaniem zasad ustawy o finansach publicznych, w szczegółowości właściwej dla Budżetu i ważniejszych rodzajów wydatków;
b)    pozostałych aktywów i pasywów w ramach rachunków bankowych w szczególności: sum depozytowych, sum na zlecenie, ZFŚS, z zachowaniem zasad księgowań szczegółowych i planu finansowego ZFŚS;
2)    segregowanie i dekretacja dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw
o rachunkowości i o finansach publicznych;
3)    kasowa obsługa zadań realizowanych przez wydziały w tym: w zakresie dochodów niepodatkowych, wydatków budżetowych (w tym niewygasających), funduszu celowego, projektów współfinansowanych środkami pomocowymi oraz wadiów
i gwarancji, a także innych zadań z działalności finansowo wyodrębnionych;
4)    bieżąca analiza obrotów i sald na rachunkach bankowych: wydatków, wydatków niewygasających sum depozytowych (wadiów i gwarancji), zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, sum na zlecenie, innych działalności finansowo wyodrębnionych z wyjątkiem projektów i funduszu celowego;
5)    sporządzanie przelewów z rachunków bankowych sum depozytowych i na zlecenie;
6)    prowadzenie rozrachunków i rozliczeń w zakresie określonym w pkt 1
z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń, o których mowa w ust. 5 pkt 8;
7)    rozliczanie sum depozytowych (wadiów i gwarancji w formie pieniężnej)
w oparciu o dyspozycje wydziałów z wykorzystaniem narzędzi bankowego systemu informatycznego;
8)    koordynowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych wydziału z wykorzystaniem użytkowanego oprogramowania systemu OTAGO;
9)    prowadzenie spraw z zakresu obronności dla wydziału.


7.    Do zadań Referatu Księgowości Dochodów Niepodatkowych należy
w szczególności:
1)    prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości
i o finansach publicznych w zakresie dochodów niepodatkowych realizowanych przez wydziały, w tym dochodów rządowych oraz sum depozytowych tj. np.: opłaty ewidencyjnej, w szczegółowości określonej w Budżecie oraz ważniejszych rodzajów dochodów;
2)    kontrola formalno – rachunkowa dowodów księgowych właściwych dla zakresu zadań referatu i ich właściwa segregacja;
3)    dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw rachunkowości
i o finansach publicznych (klasyfikacja budżetowa), a także według szczegółowości określonej w Budżecie oraz ważniejszych rodzajów dochodów;
4)    bieżąca analiza sald i obrotów rachunków bankowych dochodów niepodatkowych, rozliczanie nadpłat z tytułu dochodów i sporządzanie przelewów bankowych;
5)    prowadzenie rozrachunków i rozliczeń w zakresie określonym w pkt 1;
6)    dochodzenie należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych z tytułu dochodów niepodatkowych oraz kompletowanie dokumentacji do dochodzenia należności
w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej, a także bieżąca współpraca
z Biurem Obsługi Prawnej i organami egzekucyjnymi.
8.    Do zadań Oddziału Płac i Świadczeń oraz Ewidencji Majątku Urzędu należy
w szczególności:
1)    sporządzanie list wypłat wynagrodzeń i świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych dla pracowników urzędu;
2)    przygotowanie wypłat należności z tytułu: umów zleceń i o dzieło, diet radnych
i przewodniczących rad osiedli, ryczałtów za korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych, świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stypendiów dla uczniów szkół i sportowców oraz wynagrodzeń biegłych i członków komisji działających przy Prezydencie, a także staży w ramach środków funduszu celowego PFRON;
3)    prowadzenie rozliczeń publiczno-prawnych urzędu, jako Płatnika z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy;
4)    prowadzenie ewidencji szczegółowej rozrachunków i rozliczeń z zakresu określonego w pkt 1-3;
5)    sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych ZUS wraz z raportami imiennymi i rocznych deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych
i informacji z tytułu rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych dla pracowników, radnych, stypendystów oraz osób świadczących usługi w ramach umów cywilno – prawnych;
6)    naliczanie i odprowadzanie opłat na fundusz PFRON oraz sporządzanie informacji rocznych o należnych wpłatach;
7)    wyliczanie wynagrodzeń dla celów emerytalno – rentowych i ustalenia kapitału początkowego dla pracowników urzędu, a także byłych pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw miejskich, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych oświaty, w oparciu o zarchiwizowane dokumenty;
8)    występowanie o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów w zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i PFRON;
9)    przygotowanie analiz z zakresu wykorzystania środków na wynagrodzenia
i inne świadczenia;
10)    weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów cywilno-prawnych w zakresie wypełnienia obowiązków Płatnika podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych;
11)    kontrola formalno – rachunkowa dowodów księgowych zakresu zadań oddziału, a także obowiązku Płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych i ubezpieczeń społecznych, ich dekretowanie zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych;
12)    prowadzenie ewidencji szczegółowej majątku urzędu, a w szczególności: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, materiałów w magazynach, pozostałych środków trwałych i pozostałych wartości niematerialnych i prawnych
oraz pozabilansowej ewidencji drobnego wyposażenia;
13)    naliczanie umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych  i prawnych;
14)    rozliczanie inwentaryzacji prowadzonej w drodze spisu z natury;
15)    sporządzanie sprawozdań w tym statystycznych dotyczących majątku urzędu zgodnie z wymogami aktów szczegółowych.


9.    Do zadań Oddziału Rozliczeń Finansowych i Księgowości Projektów  Finansowanych Środkami Pomocowymi oraz Funduszu Celowego należy
w szczególności:
1)    weryfikacja wniosków aplikacyjnych i umów o dofinansowanie w ramach kontroli formalno - rachunkowej i wstępnej kontroli zgodności z planem finansowym urzędu,  wieloletnią prognozą finansową oraz rozliczeniem podatku VAT;
2)    prowadzenie ewidencji pozabilansowej w formie tradycyjnej – zestawień
arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO: wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych zawieranych umów, w tym umów nieobjętych procedurami procesu zamówień publicznych, a także zamówień na dostawy towarów i usług do realizowanych projektów z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi, w zakresie zgodności z planem finansowym urzędu i wieloletnią prognozą finansową, a także wymogami umowy o dofinansowanie;
3)    weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów w zakresie ich zgodności z wzorami obowiązującymi w urzędzie;
4)    prowadzenie ewidencji dla:
a)    planu finansowego wydatków realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami zewnętrznymi lub finansowo wyodrębnionymi w szczegółowości określonej w Budżecie z wykorzystaniem danych z aplikacji PLAN systemu OTAGO,
b)    zaangażowania wydatków realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych
w formie tradycyjnej – zestawień arkuszy office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
5)    kontrola formalno – rachunkowa w ramach kontroli wstępnej dowodów księgowych, ich dekretacja w zakresie klasyfikacji budżetowej i zadaniowej zgodnie ze szczegółowością Budżetu, a także wymogami umowy o dofinansowanie i planem funduszu celowego;
6)    kontrola wykorzystania środków planu finansowego funduszu celowego
w ramach kontroli wstępnej;
7)    bieżąca analiza obrotów i sald rachunków bankowych projektów i funduszu celowego, sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z właściwych rachunków bankowych w wymaganej szczegółowości;
8)    sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań projektów, funduszu celowego oraz rozliczeń wewnętrznych z tytułu VAT, z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO;
9)    dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości    
i o finansach publicznych;
10)    prowadzenie ksiąg rachunkowych projektów i funduszu celowego zgodnie
z zasadami ustaw: o finansach publicznych, rachunkowości, podatku od towarów i usług,  umów o dofinansowanie, w szczegółowości określonej w Budżecie miasta i planie finansowym funduszu celowego PFRON;
11)    sporządzanie sprawozdań rzeczowo-finansowych funduszu celowego oraz cząstkowych deklaracji VAT i JPK VAT;
12)    kontrola i weryfikacja, przedkładanych przez wydziały realizujące projekty: sprawozdań, wniosków o płatność, raportów i innych dokumentów finansowych wymaganych przez Instytucje Wdrażające/ Pośredniczące/ Zarządzające, w części finansowej, pod względem zgodności z ewidencją księgową oraz umową
o realizację projektu.


10.    Do zadań Oddziału Rozliczeń Podatku VAT Urzędu i Miasta należy
w szczególności:
1)    bieżące prowadzenie spraw związanych z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług miasta;
2)    kontrola i weryfikacja przedkładanych rejestrów zakupu i sprzedaży oraz  deklaracji cząstkowych VAT jednostek organizacyjnych;
3)    bieżąca współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie rozliczeń podatku VAT;
4)    weryfikacja dowodów księgowych w zakresie rozliczenia podatku VAT urzędu;
5)    prowadzenie ewidencji pozabilansowej podatku należnego i naliczonego dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług z działalności urzędu;
6)    współpraca z wydziałami w zakresie rozliczeń podatku VAT;
7)    sporządzanie cząstkowej deklaracji podatku VAT urzędu i łącznej deklaracji podatku VAT miasta oraz pliku JPK VAT;
8)    terminowe rozliczanie podatku VAT miasta z Urzędem Skarbowym;
9)    prowadzenie rozliczeń i rozrachunków z tytułu środków z podatku VAT
z jednostkami organizacyjnymi miasta;
10)    ustalanie prewskaźnika i wskaźnika struktury dla urzędu oraz współpraca w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi miasta;
11)    prowadzenie spraw związanych z rejestracją obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących przez urząd i jednostki organizacyjne miasta;
12)    przygotowywanie wystąpień o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów z zakresu podatku VAT dla zadań realizowanych w urzędzie
i mieście oraz bieżąca analiza wydawanych indywidualnych interpretacji
i wyroków sądowych;
13)    analiza efektywności rozliczeń podatku od towarów i usług z działalności urzędu
i miasta oraz monitorowanie tych rozliczeń.


11.    Do zadań wspólnych oddziałów i referatu należy w szczególności:
1)    sporządzanie dowodów księgowych, w tym zbiorczych dowodów;
2)    sporządzanie jednostkowych sprawozdań z dochodów niepodatkowych
i wydatków urzędu oraz zestawień pomocniczych w zakresie:
a) sprawozdań budżetowych,
b) operacji finansowych,   
c) sprawozdania finansowego, w tym: bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu, informacji dodatkowej, a także bilansu skonsolidowanego;
d) sprawozdań statystycznych;
3)    współpraca przy prowadzeniu rozliczeń z tytułu windykacji wierzytelności obcych i należności własnych prowadzonych w formie egzekucji cywilnej i administracyjnej;
4)    przyjmowanie i weryfikowanie zestawień od jednostek organizacyjnych miasta do bilansu skonsolidowanego i sporządzanie łącznego bilansu skonsolidowanego gminy;
5)    przygotowanie analiz dotyczących wykonania planu finansowego urzędu
w zakresie niepodatkowych dochodów i wydatków, a także środków ZFŚS oraz środków sum obcych lub finansowo wyodrębnionych,  będących w dyspozycji wydziałów;
6)    współpraca z dostawcami oprogramowania informatycznego stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkach w zakresie jego użytkowania, funkcjonalności oraz aktualizacji i modernizacji;
7)    prowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji;
8)    sporządzanie przy współpracy wydziałów merytorycznych informacji
o zaległościach w regulowaniu należności i zobowiązań przedsiębiorców wobec gminy i powiatu;
9)    akceptacja przelewów bankowych w ramach wykonywania dyspozycji środkami z wykorzystaniem oprogramowania banku obsługującego rachunki bankowe urzędu zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami;
10)    współpraca przy opracowaniu wystąpień o wydanie interpretacji podatkowych;
11)    sporządzanie danych dla potrzeb udzielenia informacji publicznej;
12)    przygotowywanie do archiwizowania i przekazywanie do archiwum dowodów księgowych i dokumentacji finansowo – księgowej z zachowaniem zasad
i procedur szczególnych oraz bieżąca współpraca z archiwum zakładowym;
13)    opracowywanie zasad polityki rachunkowości, w tym w szczególności
w zakresie: sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych, zakładowego planu kont, inwentaryzacji, gospodarki kasowej, gospodarowania majątkiem urzędu, druków ścisłego zarachowania, rozliczeń podatku VAT.”.

7. Tryb działania
8. Wysokość opłat
nie dotyczy
9. Rejestry, archiwa, ewidencje
nie dotyczy
10. Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych
-
11. Informacje nieudostępnione
nie dotyczy

 

Ogólne informacje:

1. Podatnik VAT - Gmina Miasto Rzeszów - NIP: 813-00-08-613

    REGON - Gmina Miasto Rzeszów: 690581353

2. Płatnik - Urząd Miasta Rzeszowa - NIP: 813-37-34-188

    REGON - Urząd Miasta Rzeszowa - 000650614

3. Rachunki bankowe:

1) Dochody niepodatkowe: 29 1020 4391 0000 6102 0144 6525
2) Dochody niepodatkowe dla opłaty za udostępnienie zasobu geodezyjnego: 24 1020 4391 0000 6302 0144 6517
3) Wydatki: 07 1020 4391 0000 6102 0144 6533
4) Zabezpieczenia i rękojmie: 50 1020 4391 0000 6902 0144 6822
5) Wadia: 55 1020 4391 0000 6702 0144 6830
6) Fundusz Celowy - PFRON: 19 1020 4391 0000 6502 0144 6509