Do zadań Wydziału Księgowo – Rachunkowego należy obsługa finansowo – księgowa urzędu w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wydatków, niepodatkowych dochodów z wyjątkiem dochodów Wydziału Budżetowego i Finansowego, funduszu celowego, a także projektów współfinansowanych środkami zewnętrznymi w tym pomocowymi, sum depozytowych, sum na zlecenie i pozostałych zadań finansowo wyodrębnionych. Zadania Wydziału obejmują także rozliczenia publiczno – prawne Płatnika między innymi z tytułu: wynagrodzeń, świadczeń, diet i stypendiów oraz rozliczenia Podatnika podatku od towarów i usług.
1. Do zadań Oddziału Rozliczeń Finansowych i Likwidatury należy w szczególności: 1) kontrola uprzednia w ramach kontroli wstępnej w zakresie zgodności z planem finansowym i wieloletnią prognozą finansową: a) wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych, b) umów zawieranych w trybie „Prawo zamówień publicznych” oraz pozostałych umów nieobjętych procedurą ustawy, a także zamówień w ramach zadań wykonywanych przez wydziały i prowadzenie ewidencji pozabilansowej w tym zakresie, w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO; 2) prowadzenie ewidencji dla: a) planu finansowego wydatków w formie pobierania danych z aplikacji PLAN systemu OTAGO, b) zaangażowania wydatków obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych z wykorzystaniem w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO; 3) weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów w zakresie ich zgodności z wzorami obowiązującymi w urzędzie; 4) kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych w ramach zgodności z zawartymi umowami; 5) dekretacja dowodów księgowych w szczegółowości klasyfikacji budżetowej i dalszej szczegółowości określonej w Budżecie, a także ważniejszych rodzajów wydatków; 6) bieżąca analiza sald rachunków bankowych wydatków, wydatków niewygasających, innych działalności finansowo wyodrębnionych dla wydatków (z wyjątkiem środków pomocowych i funduszu PFRON) oraz sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z tych kont bankowych i łącznego zapotrzebowania na środki dla Wydziału; 7) sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań i rozliczeń w ramach rachunków bankowych określonych w pkt 6 z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO; 8) prowadzenie ewidencji szczegółowej wydatków majątkowych oraz rozrachunków i rozliczeń z tego tytułu, w szczegółowości poszczególnych zadań określonych w Budżecie i wieloletniej prognozie finansowej, klasyfikacji budżetowej oraz źródeł finansowania; 9) prowadzenie ewidencji pozabilansowej: a) zabezpieczeń bankowych i gwarancji ubezpieczeniowych dla umów, zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych”, a także ich zwalnianie zgodnie z dyspozycjami wydziałów, b) wydatków organów osiedli w podziale na poszczególne osiedla, c) ZFŚS dla potrzeb kontroli wykorzystania planu funduszu i rozliczeń publiczno-prawnych z tytułu świadczeń; 10) rozliczanie krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników urzędu, radnych i innych delegowanych oraz monitorowanie tych rozliczeń; 11) prowadzenie rejestru not korygujących wydziału; 12) prowadzenie rozliczeń i dokumentacji wydziału związanej z windykacją cywilnych wierzytelności obcych w formie zajęć cywilnych lub administracyjnych z zobowiązań urzędu; 13) bieżąca współpraca z bankiem obsługującym rachunki bankowe pozostające w dyspozycji Wydziału w zakresie objętym umową, w szczególności: a) administrowanie uprawnieniami bankowymi pracowników wydziału, b) otwieranie i zamykanie rachunków bankowych obsługiwanych przez wydział; c) koordynowanie prowadzenia terminali płatniczych w urzędzie; d) prowadzenie spraw z zakresu korzystania ze służbowych kart płatniczych w urzędzie. 14) bieżąca obsługa kancelaryjno – administracyjna wydziału.
2. Do zadań Oddziału Księgowości Wydatków i Dochodów Niepodatkowych należy w szczególności: 1) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości: a) wydatków finansowanych z rachunków bankowych wydatków, wydatków niewygasających i działalności finansowo wyodrębnionych, innych niż finansowane środkami pomocowymi i funduszu celowego PFRON, z zachowaniem zasad ustawy o finansach publicznych, w szczegółowości właściwej dla Budżetu i ważniejszych rodzajów wydatków; b) pozostałych aktywów i pasywów w ramach rachunków bankowych w szczególności: sum depozytowych, sum na zlecenie, ZFŚS, z zachowaniem zasad księgowań szczegółowych i planu finansowego ZFŚS; 2) segregowanie i dekretacja dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych; 3) kasowa obsługa zadań realizowanych przez wydziały w tym: w zakresie dochodów niepodatkowych, wydatków budżetowych (w tym niewygasających), funduszu celowego, projektów współfinansowanych środkami pomocowymi oraz wadiów i gwarancji, a także innych zadań z działalności finansowo wyodrębnionych; 4) bieżąca analiza obrotów i sald na rachunkach bankowych: wydatków, wydatków niewygasających sum depozytowych (wadiów i gwarancji), zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, sum na zlecenie, innych działalności finansowo wyodrębnionych z wyjątkiem projektów i funduszu celowego; 5) sporządzanie przelewów z rachunków bankowych sum depozytowych i na zlecenie; 6) prowadzenie rozrachunków i rozliczeń w zakresie określonym w pkt 1 z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń, o których mowa w ust. 5 pkt 8; 7) rozliczanie sum depozytowych (wadiów i gwarancji w formie pieniężnej) w oparciu o dyspozycje wydziałów z wykorzystaniem narzędzi bankowego systemu informatycznego; 8) koordynowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych wydziału z wykorzystaniem użytkowanego oprogramowania systemu OTAGO; 9) prowadzenie spraw z zakresu obronności dla wydziału.
3. Do zadań Referatu Księgowości Dochodów Niepodatkowych należy w szczególności: 1) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych w zakresie dochodów niepodatkowych realizowanych przez wydziały, w tym dochodów rządowych oraz sum depozytowych tj. np.: opłaty ewidencyjnej, w szczegółowości określonej w Budżecie oraz ważniejszych rodzajów dochodów; 2) kontrola formalno – rachunkowa dowodów księgowych właściwych dla zakresu zadań referatu i ich właściwa segregacja; 3) dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw rachunkowości i o finansach publicznych (klasyfikacja budżetowa), a także według szczegółowości określonej w Budżecie oraz ważniejszych rodzajów dochodów; 4) bieżąca analiza sald i obrotów rachunków bankowych dochodów niepodatkowych, rozliczanie nadpłat z tytułu dochodów i sporządzanie przelewów bankowych; 5) prowadzenie rozrachunków i rozliczeń w zakresie określonym w pkt 1; 6) dochodzenie należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych z tytułu dochodów niepodatkowych oraz kompletowanie dokumentacji do dochodzenia należności w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej, a także bieżąca współpraca z Biurem Obsługi Prawnej i organami egzekucyjnymi.
4.Do zadań Oddziału Płac i Świadczeń oraz Ewidencji Majątku Urzędu należy w szczególności: 1) sporządzanie list wypłat wynagrodzeń i świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych dla pracowników urzędu; 2) przygotowanie wypłat należności z tytułu: umów zleceń i o dzieło, diet radnych i przewodniczących rad osiedli, ryczałtów za korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych, świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stypendiów dla uczniów szkół i sportowców oraz wynagrodzeń biegłych i członków komisji działających przy Prezydencie, a także staży w ramach środków funduszu celowego PFRON; 3) prowadzenie rozliczeń publiczno-prawnych urzędu, jako Płatnika z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy; 4) prowadzenie ewidencji szczegółowej rozrachunków i rozliczeń z zakresu określonego w pkt 1-3; 5) sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych ZUS wraz z raportami imiennymi i rocznych deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych i informacji z tytułu rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych dla pracowników, radnych, stypendystów oraz osób świadczących usługi w ramach umów cywilno – prawnych; 6) naliczanie i odprowadzanie opłat na fundusz PFRON oraz sporządzanie informacji rocznych o należnych wpłatach; 7) wyliczanie wynagrodzeń dla celów emerytalno – rentowych i ustalenia kapitału początkowego dla pracowników urzędu, a także byłych pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw miejskich, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych oświaty, w oparciu o zarchiwizowane dokumenty; 8) występowanie o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów w zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i PFRON; 9) przygotowanie analiz z zakresu wykorzystania środków na wynagrodzenia i inne świadczenia; 10) weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów cywilno-prawnych w zakresie wypełnienia obowiązków Płatnika podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych; 11) kontrola formalno – rachunkowa dowodów księgowych zakresu zadań oddziału, a także obowiązku Płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych i ubezpieczeń społecznych, ich dekretowanie zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych; 12) prowadzenie ewidencji szczegółowej majątku urzędu, a w szczególności: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, materiałów w magazynach, pozostałych środków trwałych i pozostałych wartości niematerialnych i prawnych oraz pozabilansowej ewidencji drobnego wyposażenia; 13) naliczanie umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych; 14) rozliczanie inwentaryzacji prowadzonej w drodze spisu z natury; 15) sporządzanie sprawozdań w tym statystycznych dotyczących majątku urzędu zgodnie z wymogami aktów szczegółowych.
5. Do zadań Oddziału Rozliczeń Finansowych i Księgowości Projektów Finansowanych Środkami Pomocowymi oraz Funduszu Celowego należy w szczególności: 1) weryfikacja wniosków aplikacyjnych i umów o dofinansowanie w ramach kontroli formalno - rachunkowej i wstępnej kontroli zgodności z planem finansowym urzędu, wieloletnią prognozą finansową oraz rozliczeniem podatku VAT; 2) prowadzenie ewidencji pozabilansowej w formie tradycyjnej – zestawień arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO: wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych zawieranych umów, w tym umów nieobjętych procedurami procesu zamówień publicznych, a także zamówień na dostawy towarów i usług do realizowanych projektów z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi, w zakresie zgodności z planem finansowym urzędu i wieloletnią prognozą finansową, a także wymogami umowy o dofinansowanie; 3) weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów w zakresie ich zgodności z wzorami obowiązującymi w urzędzie; 4) prowadzenie ewidencji dla: a) planu finansowego wydatków realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami zewnętrznymi lub finansowo wyodrębnionymi w szczegółowości określonej w Budżecie z wykorzystaniem danych z aplikacji PLAN systemu OTAGO, b) zaangażowania wydatków realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych w formie tradycyjnej – zestawień arkuszy office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO; 5) kontrola formalno – rachunkowa w ramach kontroli wstępnej dowodów księgowych, ich dekretacja w zakresie klasyfikacji budżetowej i zadaniowej zgodnie ze szczegółowością Budżetu, a także wymogami umowy o dofinansowanie i planem funduszu celowego; 6) kontrola wykorzystania środków planu finansowego funduszu celowego w ramach kontroli wstępnej; 7) bieżąca analiza obrotów i sald rachunków bankowych projektów i funduszu celowego, sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z właściwych rachunków bankowych w wymaganej szczegółowości; 8) sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań projektów, funduszu celowego oraz rozliczeń wewnętrznych z tytułu VAT, z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO; 9) dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych; 10) prowadzenie ksiąg rachunkowych projektów i funduszu celowego zgodnie z zasadami ustaw: o finansach publicznych, rachunkowości, podatku od towarów i usług, umów o dofinansowanie, w szczegółowości określonej w Budżecie miasta i planie finansowym funduszu celowego PFRON; 11) sporządzanie sprawozdań rzeczowo-finansowych funduszu celowego oraz cząstkowych deklaracji VAT i JPK VAT; 12) kontrola i weryfikacja, przedkładanych przez wydziały realizujące projekty: sprawozdań, wniosków o płatność, raportów i innych dokumentów finansowych wymaganych przez Instytucje Wdrażające/ Pośredniczące/ Zarządzające, w części finansowej, pod względem zgodności z ewidencją księgową oraz umową o realizację projektu.
6. Do zadań Oddziału Rozliczeń Podatku VAT Urzędu i Miasta należy w szczególności: 1) bieżące prowadzenie spraw związanych z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług miasta; 2) kontrola i weryfikacja przedkładanych rejestrów zakupu i sprzedaży oraz deklaracji cząstkowych VAT jednostek organizacyjnych; 3) bieżąca współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie rozliczeń podatku VAT; 4) weryfikacja dowodów księgowych w zakresie rozliczenia podatku VAT urzędu; 5) prowadzenie ewidencji pozabilansowej podatku należnego i naliczonego dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług z działalności urzędu; 6) współpraca z wydziałami w zakresie rozliczeń podatku VAT; 7) sporządzanie cząstkowej deklaracji podatku VAT urzędu i łącznej deklaracji podatku VAT miasta oraz pliku JPK VAT; 8) terminowe rozliczanie podatku VAT miasta z Urzędem Skarbowym; 9) prowadzenie rozliczeń i rozrachunków z tytułu środków z podatku VAT z jednostkami organizacyjnymi miasta; 10) ustalanie prewskaźnika i wskaźnika struktury dla urzędu oraz współpraca w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi miasta; 11) prowadzenie spraw związanych z rejestracją obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących przez urząd i jednostki organizacyjne miasta; 12) przygotowywanie wystąpień o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów z zakresu podatku VAT dla zadań realizowanych w urzędzie i mieście oraz bieżąca analiza wydawanych indywidualnych interpretacji i wyroków sądowych; 13) analiza efektywności rozliczeń podatku od towarów i usług z działalności urzędu i miasta oraz monitorowanie tych rozliczeń.
11. Do zadań wspólnych oddziałów i referatu należy w szczególności: 1) sporządzanie dowodów księgowych, w tym zbiorczych dowodów; 2) sporządzanie jednostkowych sprawozdań z dochodów niepodatkowych i wydatków urzędu oraz zestawień pomocniczych w zakresie: a) sprawozdań budżetowych, b) operacji finansowych, c) sprawozdania finansowego, w tym: bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu, informacji dodatkowej, a także bilansu skonsolidowanego; d) sprawozdań statystycznych; 3) współpraca przy prowadzeniu rozliczeń z tytułu windykacji wierzytelności obcych i należności własnych prowadzonych w formie egzekucji cywilnej i administracyjnej; 4) przyjmowanie i weryfikowanie zestawień od jednostek organizacyjnych miasta do bilansu skonsolidowanego i sporządzanie łącznego bilansu skonsolidowanego gminy; 5) przygotowanie analiz dotyczących wykonania planu finansowego urzędu w zakresie niepodatkowych dochodów i wydatków, a także środków ZFŚS oraz środków sum obcych lub finansowo wyodrębnionych, będących w dyspozycji wydziałów; 6) współpraca z dostawcami oprogramowania informatycznego stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkach w zakresie jego użytkowania, funkcjonalności oraz aktualizacji i modernizacji; 7) prowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji; 8) sporządzanie przy współpracy wydziałów merytorycznych informacji o zaległościach w regulowaniu należności i zobowiązań przedsiębiorców wobec gminy i powiatu; 9) akceptacja przelewów bankowych w ramach wykonywania dyspozycji środkami z wykorzystaniem oprogramowania banku obsługującego rachunki bankowe urzędu zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami; 10) współpraca przy opracowaniu wystąpień o wydanie interpretacji podatkowych; 11) sporządzanie danych dla potrzeb udzielenia informacji publicznej; 12) przygotowywanie do archiwizowania i przekazywanie do archiwum dowodów księgowych i dokumentacji finansowo – księgowej z zachowaniem zasad i procedur szczególnych oraz bieżąca współpraca z archiwum zakładowym; 13) opracowywanie zasad polityki rachunkowości, w tym w szczególności w zakresie: sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych, zakładowego planu kont, inwentaryzacji, gospodarki kasowej, gospodarowania majątkiem urzędu, druków ścisłego zarachowania, rozliczeń podatku VAT.”.
|