|
Do zadań Wydziału Księgowo – Rachunkowego należy obsługa finansowo – księgowa urzędu w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wydatków, niepodatkowych dochodów z wyjątkiem dochodów Wydziału Budżetowego i Finansowego, funduszu celowego, a także projektów współfinansowanych środkami zewnętrznymi w tym pomocowymi, sum depozytowych, sum na zlecenie i pozostałych zadań finansowo wyodrębnionych.
Zadania Wydziału obejmują także rozliczenia publiczno – prawne Płatnika między innymi z tytułu: wynagrodzeń, świadczeń, diet i stypendiów oraz rozliczenia Podatnika podatku od towarów i usług.
1. Do zadań Oddziału Rozliczeń Finansowych i Likwidatury należy w szczególności:
1) kontrola uprzednia w ramach kontroli wstępnej w zakresie zgodności z planem finansowym i wieloletnią prognozą finansową:
a) wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych,
b) umów zawieranych w trybie „Prawo zamówień publicznych” oraz pozostałych umów nieobjętych procedurą ustawy, a także zamówień w ramach zadań wykonywanych przez wydziały i prowadzenie ewidencji pozabilansowej w tym zakresie, w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
2) prowadzenie ewidencji dla:
a) planu finansowego wydatków w formie pobierania danych z aplikacji PLAN systemu OTAGO,
b) zaangażowania wydatków obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych z wykorzystaniem w formie tradycyjnej – zestawień i arkuszy office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
3) weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów w zakresie ich zgodności z wzorami obowiązującymi w urzędzie;
4) kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych w ramach zgodności z zawartymi umowami;
5) dekretacja dowodów księgowych w szczegółowości klasyfikacji budżetowej i dalszej szczegółowości określonej w Budżecie, a także ważniejszych rodzajów wydatków;
6) bieżąca analiza sald rachunków bankowych wydatków, wydatków niewygasających, innych działalności finansowo wyodrębnionych dla wydatków (z wyjątkiem środków pomocowych i funduszu PFRON) oraz sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z tych kont bankowych i łącznego zapotrzebowania na środki dla Wydziału;
7) sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań i rozliczeń w ramach rachunków bankowych określonych w pkt 6 z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO;
8) prowadzenie ewidencji szczegółowej wydatków majątkowych oraz rozrachunków i rozliczeń z tego tytułu, w szczegółowości poszczególnych zadań określonych w Budżecie i wieloletniej prognozie finansowej, klasyfikacji budżetowej oraz źródeł finansowania;
9) prowadzenie ewidencji pozabilansowej:
a) zabezpieczeń bankowych i gwarancji ubezpieczeniowych dla umów, zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych”, a także ich zwalnianie zgodnie z dyspozycjami wydziałów,
b) wydatków organów osiedli w podziale na poszczególne osiedla,
c) ZFŚS dla potrzeb kontroli wykorzystania planu funduszu i rozliczeń publiczno-prawnych z tytułu świadczeń;
10) rozliczanie krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników urzędu, radnych i innych delegowanych oraz monitorowanie tych rozliczeń;
11) prowadzenie rejestru not korygujących wydziału;
12) prowadzenie rozliczeń i dokumentacji wydziału związanej z windykacją cywilnych wierzytelności obcych w formie zajęć cywilnych lub administracyjnych z zobowiązań urzędu;
13) bieżąca współpraca z bankiem obsługującym rachunki bankowe pozostające w dyspozycji Wydziału w zakresie objętym umową, w szczególności:
a) administrowanie uprawnieniami bankowymi pracowników wydziału,
b) otwieranie i zamykanie rachunków bankowych obsługiwanych przez wydział;
c) koordynowanie prowadzenia terminali płatniczych w urzędzie;
d) prowadzenie spraw z zakresu korzystania ze służbowych kart płatniczych w urzędzie.
14) bieżąca obsługa kancelaryjno – administracyjna wydziału.
2. Do zadań Oddziału Księgowości Wydatków i Dochodów Niepodatkowych należy
w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości:
a) wydatków finansowanych z rachunków bankowych wydatków, wydatków niewygasających i działalności finansowo wyodrębnionych, innych niż finansowane środkami pomocowymi i funduszu celowego PFRON, z zachowaniem zasad ustawy o finansach publicznych, w szczegółowości właściwej dla Budżetu i ważniejszych rodzajów wydatków;
b) pozostałych aktywów i pasywów w ramach rachunków bankowych w szczególności: sum depozytowych, sum na zlecenie, ZFŚS, z zachowaniem zasad księgowań szczegółowych i planu finansowego ZFŚS;
2) segregowanie i dekretacja dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych;
3) kasowa obsługa zadań realizowanych przez wydziały w tym: w zakresie dochodów niepodatkowych, wydatków budżetowych (w tym niewygasających), funduszu celowego, projektów współfinansowanych środkami pomocowymi oraz wadiów
i gwarancji, a także innych zadań z działalności finansowo wyodrębnionych;
4) bieżąca analiza obrotów i sald na rachunkach bankowych: wydatków, wydatków niewygasających sum depozytowych (wadiów i gwarancji), zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, sum na zlecenie, innych działalności finansowo wyodrębnionych z wyjątkiem projektów i funduszu celowego;
5) sporządzanie przelewów z rachunków bankowych sum depozytowych i na zlecenie;
6) prowadzenie rozrachunków i rozliczeń w zakresie określonym w pkt 1 z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń, o których mowa w ust. 5 pkt 8;
7) rozliczanie sum depozytowych (wadiów i gwarancji w formie pieniężnej) w oparciu o dyspozycje wydziałów z wykorzystaniem narzędzi bankowego systemu informatycznego;
8) koordynowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych wydziału z wykorzystaniem użytkowanego oprogramowania systemu OTAGO;
9) prowadzenie spraw z zakresu obronności dla wydziału.
3. Do zadań Referatu Księgowości Dochodów Niepodatkowych należy w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych w zakresie dochodów niepodatkowych realizowanych przez wydziały, w tym dochodów rządowych oraz sum depozytowych tj. np.: opłaty ewidencyjnej, w szczegółowości określonej w Budżecie oraz ważniejszych rodzajów dochodów;
2) kontrola formalno – rachunkowa dowodów księgowych właściwych dla zakresu zadań referatu i ich właściwa segregacja;
3) dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw rachunkowości i o finansach publicznych (klasyfikacja budżetowa), a także według szczegółowości określonej w Budżecie oraz ważniejszych rodzajów dochodów;
4) bieżąca analiza sald i obrotów rachunków bankowych dochodów niepodatkowych, rozliczanie nadpłat z tytułu dochodów i sporządzanie przelewów bankowych;
5) prowadzenie rozrachunków i rozliczeń w zakresie określonym w pkt 1;
6) dochodzenie należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych z tytułu dochodów niepodatkowych oraz kompletowanie dokumentacji do dochodzenia należności w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej, a także bieżąca współpraca z Biurem Obsługi Prawnej i organami egzekucyjnymi.
4.Do zadań Oddziału Płac i Świadczeń oraz Ewidencji Majątku Urzędu należy w szczególności:
1) sporządzanie list wypłat wynagrodzeń i świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych dla pracowników urzędu;
2) przygotowanie wypłat należności z tytułu: umów zleceń i o dzieło, diet radnych i przewodniczących rad osiedli, ryczałtów za korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych, świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stypendiów dla uczniów szkół i sportowców oraz wynagrodzeń biegłych i członków komisji działających przy Prezydencie, a także staży w ramach środków funduszu celowego PFRON;
3) prowadzenie rozliczeń publiczno-prawnych urzędu, jako Płatnika z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy;
4) prowadzenie ewidencji szczegółowej rozrachunków i rozliczeń z zakresu określonego w pkt 1-3;
5) sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych ZUS wraz z raportami imiennymi i rocznych deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych i informacji z tytułu rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych dla pracowników, radnych, stypendystów oraz osób świadczących usługi w ramach umów cywilno – prawnych;
6) naliczanie i odprowadzanie opłat na fundusz PFRON oraz sporządzanie informacji rocznych o należnych wpłatach;
7) wyliczanie wynagrodzeń dla celów emerytalno – rentowych i ustalenia kapitału początkowego dla pracowników urzędu, a także byłych pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw miejskich, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych oświaty, w oparciu o zarchiwizowane dokumenty;
8) występowanie o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów w zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i PFRON;
9) przygotowanie analiz z zakresu wykorzystania środków na wynagrodzenia i inne świadczenia;
10) weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów cywilno-prawnych w zakresie wypełnienia obowiązków Płatnika podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych;
11) kontrola formalno – rachunkowa dowodów księgowych zakresu zadań oddziału, a także obowiązku Płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych i ubezpieczeń społecznych, ich dekretowanie zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych;
12) prowadzenie ewidencji szczegółowej majątku urzędu, a w szczególności: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, materiałów w magazynach, pozostałych środków trwałych i pozostałych wartości niematerialnych i prawnych oraz pozabilansowej ewidencji drobnego wyposażenia;
13) naliczanie umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
14) rozliczanie inwentaryzacji prowadzonej w drodze spisu z natury;
15) sporządzanie sprawozdań w tym statystycznych dotyczących majątku urzędu zgodnie z wymogami aktów szczegółowych.
5. Do zadań Oddziału Rozliczeń Finansowych i Księgowości Projektów Finansowanych Środkami Pomocowymi oraz Funduszu Celowego należy w szczególności:
1) weryfikacja wniosków aplikacyjnych i umów o dofinansowanie w ramach kontroli formalno - rachunkowej i wstępnej kontroli zgodności z planem finansowym urzędu, wieloletnią prognozą finansową oraz rozliczeniem podatku VAT;
2) prowadzenie ewidencji pozabilansowej w formie tradycyjnej – zestawień
arkuszy office lub z wykorzystaniem aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO: wniosków o uruchomienie procedury zamówień publicznych zawieranych umów, w tym umów nieobjętych procedurami procesu zamówień publicznych, a także zamówień na dostawy towarów i usług do realizowanych projektów z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi, w zakresie zgodności z planem finansowym urzędu i wieloletnią prognozą finansową, a także wymogami umowy o dofinansowanie;
3) weryfikacja przedkładanych do akceptacji umów i projektów umów w zakresie ich zgodności z wzorami obowiązującymi w urzędzie;
4) prowadzenie ewidencji dla:
a) planu finansowego wydatków realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami zewnętrznymi lub finansowo wyodrębnionymi w szczegółowości określonej w Budżecie z wykorzystaniem danych z aplikacji PLAN systemu OTAGO,
b) zaangażowania wydatków realizowanych w projektach z dofinansowaniem środkami pomocowymi lub finansowo wyodrębnionymi obciążających plan finansowy urzędu roku bieżącego oraz zaangażowania w latach następnych
w formie tradycyjnej – zestawień arkuszy office, a także aplikacji GRU i WYBUD systemu OTAGO;
5) kontrola formalno – rachunkowa w ramach kontroli wstępnej dowodów księgowych, ich dekretacja w zakresie klasyfikacji budżetowej i zadaniowej zgodnie ze szczegółowością Budżetu, a także wymogami umowy o dofinansowanie i planem funduszu celowego;
6) kontrola wykorzystania środków planu finansowego funduszu celowego
w ramach kontroli wstępnej;
7) bieżąca analiza obrotów i sald rachunków bankowych projektów i funduszu celowego, sporządzanie zapotrzebowania na środki z tytułu wydatków z właściwych rachunków bankowych w wymaganej szczegółowości;
8) sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych z tytułu regulowania zobowiązań projektów, funduszu celowego oraz rozliczeń wewnętrznych z tytułu VAT, z wykorzystaniem oprogramowania bankowego i aplikacji WYBUD systemu OTAGO;
9) dekretowanie dowodów księgowych zgodnie z zasadami ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych;
10) prowadzenie ksiąg rachunkowych projektów i funduszu celowego zgodnie z zasadami ustaw: o finansach publicznych, rachunkowości, podatku od towarów i usług, umów o dofinansowanie, w szczegółowości określonej w Budżecie miasta i planie finansowym funduszu celowego PFRON;
11) sporządzanie sprawozdań rzeczowo-finansowych funduszu celowego oraz cząstkowych deklaracji VAT i JPK VAT;
12) kontrola i weryfikacja, przedkładanych przez wydziały realizujące projekty: sprawozdań, wniosków o płatność, raportów i innych dokumentów finansowych wymaganych przez Instytucje Wdrażające/ Pośredniczące/ Zarządzające, w części finansowej, pod względem zgodności z ewidencją księgową oraz umową o realizację projektu.
6. Do zadań Oddziału Rozliczeń Podatku VAT Urzędu i Miasta należy w szczególności:
1) bieżące prowadzenie spraw związanych z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług miasta;
2) kontrola i weryfikacja przedkładanych rejestrów zakupu i sprzedaży oraz deklaracji cząstkowych VAT jednostek organizacyjnych;
3) bieżąca współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie rozliczeń podatku VAT;
4) weryfikacja dowodów księgowych w zakresie rozliczenia podatku VAT urzędu;
5) prowadzenie ewidencji pozabilansowej podatku należnego i naliczonego dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług z działalności urzędu;
6) współpraca z wydziałami w zakresie rozliczeń podatku VAT;
7) sporządzanie cząstkowej deklaracji podatku VAT urzędu i łącznej deklaracji podatku VAT miasta oraz pliku JPK VAT;
8) terminowe rozliczanie podatku VAT miasta z Urzędem Skarbowym;
9) prowadzenie rozliczeń i rozrachunków z tytułu środków z podatku VAT z jednostkami organizacyjnymi miasta;
10) ustalanie prewskaźnika i wskaźnika struktury dla urzędu oraz współpraca w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi miasta;
11) prowadzenie spraw związanych z rejestracją obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących przez urząd i jednostki organizacyjne miasta;
12) przygotowywanie wystąpień o wydanie indywidualnych urzędowych interpretacji Ministra Finansów z zakresu podatku VAT dla zadań realizowanych w urzędzie i mieście oraz bieżąca analiza wydawanych indywidualnych interpretacji i wyroków sądowych;
13) analiza efektywności rozliczeń podatku od towarów i usług z działalności urzędu i miasta oraz monitorowanie tych rozliczeń.
11. Do zadań wspólnych oddziałów i referatu należy w szczególności:
1) sporządzanie dowodów księgowych, w tym zbiorczych dowodów;
2) sporządzanie jednostkowych sprawozdań z dochodów niepodatkowych i wydatków urzędu oraz zestawień pomocniczych w zakresie:
a) sprawozdań budżetowych,
b) operacji finansowych,
c) sprawozdania finansowego, w tym: bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu, informacji dodatkowej, a także bilansu skonsolidowanego;
d) sprawozdań statystycznych;
3) współpraca przy prowadzeniu rozliczeń z tytułu windykacji wierzytelności obcych i należności własnych prowadzonych w formie egzekucji cywilnej i administracyjnej;
4) przyjmowanie i weryfikowanie zestawień od jednostek organizacyjnych miasta do bilansu skonsolidowanego i sporządzanie łącznego bilansu skonsolidowanego gminy;
5) przygotowanie analiz dotyczących wykonania planu finansowego urzędu w zakresie niepodatkowych dochodów i wydatków, a także środków ZFŚS oraz środków sum obcych lub finansowo wyodrębnionych, będących w dyspozycji wydziałów;
6) współpraca z dostawcami oprogramowania informatycznego stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkach w zakresie jego użytkowania, funkcjonalności oraz aktualizacji i modernizacji;
7) prowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji;
8) sporządzanie przy współpracy wydziałów merytorycznych informacji o zaległościach w regulowaniu należności i zobowiązań przedsiębiorców wobec gminy i powiatu;
9) akceptacja przelewów bankowych w ramach wykonywania dyspozycji środkami z wykorzystaniem oprogramowania banku obsługującego rachunki bankowe urzędu zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami;
10) współpraca przy opracowaniu wystąpień o wydanie interpretacji podatkowych;
11) sporządzanie danych dla potrzeb udzielenia informacji publicznej;
12) przygotowywanie do archiwizowania i przekazywanie do archiwum dowodów księgowych i dokumentacji finansowo – księgowej z zachowaniem zasad i procedur szczególnych oraz bieżąca współpraca z archiwum zakładowym;
13) opracowywanie zasad polityki rachunkowości, w tym w szczególności w zakresie: sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych, zakładowego planu kont, inwentaryzacji, gospodarki kasowej, gospodarowania majątkiem urzędu, druków ścisłego zarachowania, rozliczeń podatku VAT.”.
|
