Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Rzeszowa

INFORMACJA

dla sygnalistów o zasadach ochrony danych osobowych - umieszczana na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Rzeszowa
(na podstawie art. 48 ust. 6 ustawy z dnia z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów)

 I. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

- zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania, po wcześniejszym umówieniu się, z Dyrektorem Wydziału Kontroli
i Nadzoru, ul. Langiewicza 15, 35-021 Rzeszów.

- zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w formie listownej na adres: Wydział Kontroli i Nadzoru Urzędu Miasta Rzeszowa, ul. Langiewicza 15, 35-021 Rzeszów z dopiskiem na kopercie, np. „zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości – przekazać bezpośrednio Dyrektorowi WKN”.

 II. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Warunkiem objęcia ochroną jest uzasadnienie/wykazanie kontekstu związanego
z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego
i że stanowi informację o naruszeniu prawa. 

Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

 III. Tryb postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi

Zgłoszenia rejestrowane są przez pracownika w Rejestrze Zgłoszeń Zewnętrznych. Zgłoszenie zewnętrzne podlega wstępnej weryfikacji. Jeśli po wstępnej weryfikacji:

1. zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania Prezydenta Miasta Rzeszowa przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia,
   a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę;
2. zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń z zakresu działania Prezydenta Miasta Rzeszowa - rozpatruje zgłoszenie.
   W tym przypadku podejmowane są działania następcze oraz przekazywane są sygnaliście, jeśli podał adres do kontaktu, potwierdzenie otrzymania zgłoszenia, informacja zwrotna, informacja o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, zaświadczenie (jeśli sygnalista o nie wystąpi) lub ewentualnie prośba o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje.

W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu
z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym Prezydent może nie podjąć działań następczych. Informacja o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest sygnaliście. W razie kolejnego zgłoszenia – sprawa pozostawiana jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się sygnalisty.

 IV. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz zawartość takiej informacji

Informację zwrotną przekazuje się w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy,
a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty,
6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. Informuje się także sygnalistę
o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

 V. Zasady poufności

Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość).

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Nie ma to zastosowania, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Jednakże każdorazowo sygnalista zostanie o tym fakcie ujawnienia poinformowany.

Prezydent gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Prezydent nadaje imienne upoważnienia pracownikom wykonującym czynności
w ramach procedury. Pracownicy wykonujący czynności w ramach procedury zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

VI. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 (dalej zwane RODO), informujemy Panią/Pana
o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach, wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Rzeszowa; dane adresowe: ul. Rynek 1, 35-064 Rzeszów.
2. Z administratorem danych można się skontaktować w następujący sposób:
   a) za pośrednictwem poczty elektronicznej: e-mail: umrz@erzeszow.pl;
   b) listownie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej;
   c) lub telefonicznie pod numerem: 1 77 88 99 00.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w następujący sposób:

1. za pośrednictwem poczty elektronicznej: e-mail: iod@erzeszow.pl;
2. listownie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej;
3. lub telefonicznie pod numerem: 1 77 88 99 00.

Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa, przekazywania informacji zwrotnych oraz podejmowania działań następczych lub przekazania do organu właściwego do rozpatrzenia.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w myśl postanowień art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zw. z przepisami rozdziału 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii będziemy je przetwarzali w związku z niezbędnością ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa, w oparciu o postanowienia art. 9 ust. 2 lit. g RODO.

Jeśli nie zdecyduje się Pani/Pan na zachowanie anonimowości informacje dot. Pani/Pana tożsamości będą również przetwarzane w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę na postawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę na ujawnienie swojej tożsamości można wycofać w dowolnym momencie, niemniej jednak nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

4. Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem, co oznacza, że udostępnione dane osobowe mogą zostać ujawnione jedynie podmiotom i organom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa. Jeśli w zgłoszeniu zostanie podany tradycyjny adres do korespondencji odbiorcą będą podmioty uprawnione do obsługi doręczeń takie jak Poczta Polska. W przypadku podania w zgłoszeniu adresu mailowego do korespondencji odbiorcami mogą być również podmioty wspierające Administratora w realizacji zadań, w tym zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla użytkowanych w Urzędzie Miasta Rzeszowa systemów informatycznych, przy czym zakres przekazania danych ograniczony jest wyłącznie do możliwości przechowywania tych danych (serwisujący i/lub utrzymujący system poczty elektronicznej).
5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane od momentu przyjęcia zgłoszenia do zakończenia działań następczych, a następnie będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane osobowe, które nie będą mieć znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zostaną usunięte w terminie 14 dni od chwili ustalenia, iż są zbędne.

6. Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:
   1. żądania od Administratora dostępu do treści swoich danych osobowych (prześlemy wtedy kopię danych, jakie posiadamy),
   2. sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych (jeżeli uważa Pani/Pan, że dane są niepełne lub nieprawdziwe, prosimy o kontakt celem ich uzupełnienia lub sprostowania).

Zawsze może Pani/Pan wycofać zgodę na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, a na czas rozpatrywania żądania, poprosić o ograniczenie przetwarzania danych.

7. Jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzając dane osobowe naruszyliśmy przepisy o ochronie danych osobowych, może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie danych przez sygnalistę:
   1. w przypadku danych identyfikujących, jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Brak podania informacji dot. tożsamości uniemożliwia objęcie Pani/Pana ochroną wynikającą
      z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów,
   2. w przypadku danych korespondencyjnych, jest konieczne do realizacji obowiązków ustawowych w zakresie udzielania informacji sygnaliście. Brak podania danych kontaktowych uniemożliwia realizację przez Administratora obowiązków dotyczących przekazywania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz informacji zwrotnej na temat zgłoszenia.

 VII. Charakter działań następczych

Działania następcze mają na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych
w zgłoszeniu zewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

VIII. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz możliwości poufnej porady dla osób rozważających zgłoszenie zewnętrzne

Ustawa przesądza, że wobec sygnalisty, osoby z nim powiązanej lub pomagającej
w dokonaniu zgłoszenia nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. W związku z tym sygnalista może żądać wydania zaświadczenia o podleganiu ochronie tego rodzaju. Wyznaczeni pracownicy realizują zadania związane z obsługą zgłoszeń zewnętrznych na podstawie pisemnych upoważnień. Procedowanie zgłoszeń, w tym przetwarzanie danych osobowych,
w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego, odbywa się z zachowaniem należytej staranności, w sposób zapewniający integralność i ochronę tych danych.

IX. Warunki ochrony sygnalisty przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności przy dokonaniu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz możliwość poufnego poradnictwa prawnego dla osób rozważających zgłoszenie zewnętrzne

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności
za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych
w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy
o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności,
o której wyżej mowa, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa (sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat albo miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.

X. Korzystanie z procedury zgłoszenia wewnętrznego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach zgłoszenia wewnętrznego

Zachęcamy do skorzystania w pierwszej kolejności z dokonania zgłoszenia wewnętrznego w podmiocie, w którym sygnalista pracuje, pracował, z którym utrzymywał lub utrzymuje kontakt w kontekście związanym z pracą, tj. miejscu,
z którym osoba jest związana zgodnie z procedurą obowiązującą w danej strukturze organizacyjnej.

XI. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa,
tel. centrali: (22) 55 17 700,
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl